Abastecimiento y compras

FUNCION ABASTECIMIENTO O COMPRAS

Función encargada del aprovisionamiento de bienes y servicios requeridos por la organización para garantizar su adecuada y continua operatividad en condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y costos adecuadas.

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

▪ INFORMACIÓN:

Abastecimiento debe desarrollar u obtener información sobre: obtención de datos sobrecompras, precios, proveedores, etc. Obtención de datos sobre existencias y consumos y especificaciones sobre materiales, artículos, catálogos y similares.

▪ INVESTIGACIÓN:

Debe investigar temas referentes a: estudios de materiales y mercados, análisis de costos, investigación y desarrollo de fuentes de aprovisionamiento y nuevos abastecedores y determinación de materiales y fuentes deaprovisionamiento secundarios o alternos.

▪ FUNCIONAMIENTO:

Son las actividades tradicionales de abastecimiento y son las siguientes:

1. Presupuestos de adquisiciones.
2. Comprobación y análisis de cotizaciones.
3. Obtención y análisis de pedidos.
4. Determinación de la forma de compra, la programación de las compras y de las entregas.
5.Entrevistas y mantenimiento de correspondencia con proveedores y vendedores.
6. Negociación de contratos y comprobación de requisitos legales.
7. Expedición de Ordenes de Compra.
8. Seguimiento de los abastecimientos (puntualidad y cabalidad en la entrega).
9. Verificación y validación de facturas para su cancelación.

▪ AUXILIARES:

Son las actividadesno propias de abastecimiento, pero que si no son efectuadas por otras dependencias de la empresa, deberá desarrollarlas para lograr un funcionamiento adecuado de las compras y son las siguientes:

1. Procedimientos operativos y administrativos.
2. Estandarización y simplificación a todo nivel.
3. Substitución, ensayos y pruebas de materiales y artículos nuevos.4. Control de existencias y política comercial.

MODALIDADES DE COMPRA:

▪ Por la forma de efectuarla:

a. Compras centralizadas:

Se basa en el concepto de “Unidad de Compra”, es decir, solo hay un organismo dentro de la empresa encargado de las adquisiciones. Es el sistema mas seguro ya que permite las siguientes ventajas:

1. Permite acumular pedidos,disminuyendo los costos de reposición.
2. Permite hacer economías de escala logrando con ello mejores precios.
3. Permite una mayor control sobre el proceso de adquisición y de los materiales.
4. Permite determinar con mayor precisión los costos de reposición.

b. Compras descentralizadas:

Cuando se tiene más de una unidad encargada del abastecimiento,normalmente se da en empresas con unidades descentralizadas y se emplea en casos de compras muy especializadas y cuando el efectuar una compra centralizada resultaría más oneroso por conceptos de fletes y similares. Tiene como desventaja la pérdida de control sobre las adquisiciones, la dificultada en la determinación de costos operativos de adquisición, no permite hacer economías de escala,entre otros.

c. Compras mixtas:

Es la combinación de las anteriores y es usada frecuentemente ya que no existe la compra centralizada o descentralizada absoluta; su uso depende de las características de cada adquisición.

▪ Por el tipo de productos que se adquiere

a. Materias Primas:

- Consumo constante
- Grandes cantidades
- Información fácil deobtener
- Precios se obtienen según acuerdo
- Ocupan mucho espacio en los almacenes
- Transporte y manipulación costosa.

b. Suministros (no forman parte del producto final)

- Consumo en partidas pequeñas
- Precios y descuentos según tarifas establecidas
- Ocupan poco espacio en el almacén y tienen específicamente Standard
- Insumen...