abastecimiento

ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTO
Autor: Cristóbal del Río González

2. PRINCIPIOS BASICOS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS
Las compras deben ser moduladas, por ciertos fundamentos o reglas, que permiten tomar decisiones respecto a su elección. Existen cuatro aspectos básicos que se consideran en la compra y por ende en los abastecimientos.
A. Calidad
Este lineamiento no solamente trata de decir,si un artículo posee “buena o mala calidad”, no, es algo más profundo, ya que se deben considerar todas las características existentes en un material, artículo o servicio, para poder decidir si cumple con las exigencias que se desean.
B. Cantidad
Ya determinada la calidad de los artículos, se necesita precisar la cantidad correcta. La cantidad se relaciona con el tiempo en que deben de comprarselos materiales, con el que se deben de buscar, y con el volumen económicamente justificable, tanto al comprar como en almacenar.
C. Precio exacto
Es un elemento de mucha importancia, en la operación de la compra. El precio es un término y condición de la orden de compra, mismo que se puede estudiar por sí mismo, solo tienen que relacionarse otros factores, como la calidad, la cantidad, elservicio y el financiamiento, que deben de considerarse como un medio para lograr otros objetivos de la institución.
D. Financiamiento
Este es un factor que debe tenerse mucho en cuenta, sobre todo cuando no se tiene liquidez, o se presupuesta otra actividad mas importante o urgente, entre otras, referente a la necesidad o manejo de pecuniario.
E. Servicio
Es muchas ocasiones, este factor esdeterminante en la decisión de la Compra, pues un proveedor serio, cumplido, atento, responsable, sin costo adicional por la entrega a tiempo y en el domicilio del adquirente, es influyente en la determinación final.

3. ORGANIZACIÓN Y OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO
A) Conceptualización del Departamento de Compras y Abastecimientos
Es un equipo de la Gerencia Administrativade la Compañía, el cual está integrado por personal profesional capacitado, con experiencia, que tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la empresa para realizar sus actividades, es decir, un mediador.
B) Organización
Al existir en el departamento de compras actividades específicas, se requiere de tiempo parapoder realizarlas en forma eficiente y correcta, ya que si una acción se efectúa de esa manera, entonces se consumirá menos tiempo, dinero y esfuerzo, evitando problemas o complicaciones, con lo cual, se puede evaluar la actuación del departamento de compras, por lo que debe estar bien organizado, contar con personal competente, y ayudar a los demás departamentos y conseguir su cooperación.
C)Jerarquización
Los diversos rangos existentes en el departamento de compras son:
a) Encargado Principal, denominado comúnmente “jefe” o “subjefe” o “subgerente de compras”, que es un subordinado a un ejecutivo de primerísimo nivel.
b) Dentro del Departamento, como segundo nivel, se pueden encontrar subordinados conocidos comúnmente como “Compradores”, los cuales se encargan en forma directa, detodos los asuntos relacionados con las compras.
c) En el tercer grado se pueden encontrar a los ayudantes de los “Compradores”, comúnmente conocidos como “Cotizadores”, que pueden servir como asesores y asistentes.
d) Por último, está el personal que ayuda a las labores de oficina, como pueden ser: secretarias, archivadores, recepcionistas, redactores, etc., cuya labor es mecánica, pero no dejade ser importante dentro del Departamento.
D) Responsabilidades
El encargado del departamento de compras tiene las siguientes responsabilidades:
a) Elegir, tratar, platicar, y negociar con los proveedores.
b) Investigar cotizaciones de precios y realizar un análisis.
c) En su caso, solicitar permisos gubernamentales de importación, procurando conseguir beneficios fiscales.
d) Poner en...