abministracion

GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los

Manuales

Administrativos

son

instrumentos

que

apoyan

el

funcionamiento de la institución, a través de la especificación de bases jurídicas,
atribuciones, estructuras, objetivos, políticas, determinación de campos de
competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades,
operaciones o puestos engeneral; en ellos se concentra información amplia y
detallada acerca del quehacer de la misma, sin embargo no son duplicados de los
instrumentos legislativos o legales, tales como leyes, decretos, reglamentos, etc.
CLASIFICACION DE MANUALES
Los manuales administrativos reflejan en general la organización de la
Dependencia o Entidad, y de acuerdo a su alcance pueden ser:

� Manual deOrganización.
� Manual de Procedimientos.
� Manual de Historia de la Organización.
� Manual de Políticas.
� Manual de Contenido Múltiple.
� Manual de Trámites, etc.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Dependiendo del tipo de Manual, los objetivos pueden ser:
� Presentar una visión en conjunto de la institución.
� Precisar las funciones que se han encomendado a cada área, a fin dedeslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.
� Coadyuvar a la correcta ejecución de las labores encomendadas al personal
y propiciar uniformidad en el trabajo.
� Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos disponibles.
� Orientar al personal de nuevo ingreso.

La elaboración o actualización de los ManualesAdministrativos requiere de la
aplicación de una metodología que permita obtener información completa y
oportuna para presentarla con la mayor exactitud posible, evitando crear confusión
en la interpretación del contenido.
ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES

Para la elaboración o actualización del manual administrativo de una
Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas:1. Planeación del Trabajo

2. Aplicación de Técnicas de Investigación
3. Análisis de la Información
4. Estructuración
5. Validación de la Información
6. Autorización del Manual
7. Distribución

1.- Planeación del Trabajo

Para establecer un plan de trabajo es necesario designar al grupo de
personas que elaborarán el Manual, de las cuales se nombrará un Coordinador
como responsable deconducir las acciones para homogeneizar el contenido y la
presentación de la información.
Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y
actividades que se realizan en las áreas a trabajar, para definir la estrategia
general de levantamiento de información, a través de fuentes más representativas
como son:
� Los documentos jurídicos y administrativos de lainstitución, que son base
para la realización de las funciones de la Dependencia o Entidad.
� Archivos documentales de la Dependencia o Entidad.
Los Manuales Administrativos existentes.
� Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las
limitaciones o divergencias en cuanto a la documentación existente.

Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un
Programade Trabajo para establecer en orden cronológico, las actividades
necesarias para la elaboración de los Manuales Administrativos de la
Dependencia o Entidad, comprendiendo desde la integración del equipo de trabajo
hasta la aprobación y distribución del Manual.

2.- Aplicación de Técnicas de Investigación

Simultáneamente

a

la

elaboración

del Programa

de

Trabajo,

seestablecerán y diseñarán las técnicas de investigación a utilizarse, ya sean
documentales o de campo.

Investigación documental.- Consiste en recopilar documentos para la
selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos relacionados con los
aspectos que se integrarán en los Manuales Administrativos, estos pueden ser:
bases jurídico-administrativas, reglamentos, decretos,...