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UNIDAD VI. MANUALES ADMINISTRATIVOS

6.1 CONCEPTOS
6.2 OBJETIVOS
6.3 CLASIFICACIÓN BÁSICA
6.3.1 Por su área de aplicación
6.3.2 Por su contenido
6.1 CONCEPTOS
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Es un "Unfolleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil se concentran una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta de cada grupo humano en la empresa". A. Reyes Ponce.

"El manual señala por escrito un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham
Kellog.

“Es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzosdel personal". Al Ries & Jack Trout


6.2 OBJETIVOS
Los objetivos que se persiguen con la elaboración de los manuales administrativos en una institución son diversos, entre ellos se encuentran los siguientes:

← Instruir a los colaboradores de la Institución acerca de aspectos tales como objetivos, visión, misión, estrategias, funciones, relaciones, políticas, procedimientos,responsabilidades, normas, etc.

← Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades y detectar omisiones.

← Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas a la institución y los colaboradores, así como, propiciar la uniformidad en la ejecución de las labores.

← Servir como medio de integración y orientación a los colaboradores denuevo ingreso.

← Servir para el análisis o revisión de los procesos y/o procedimientos de una institución.

← Constituye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos de trabajo.

← Aumentar la eficiencia de los funcionarios indicándoles que es lo qué deben hacer y cómo deben hacerlo.

← Evitar duplicaciones ocuellos de botella.
Ventajas de los Manuales Administrativos

La elaboración de manuales administrativos genera ventajas a las Instituciones que los realizan, dentro de las más importantes podemos citar:

❖ La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario, sino que son regidas por normas que mantienencontinuidad a través del tiempo.
❖ Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad por asumir.
❖ Evitan la formulación de excusas basadas en el desconocimiento de las normas vigentes.
❖ Son elementos informativos para instruir o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido.
Desventajas de los Manuales Administrativos
➢ Muchascompañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar
un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
➢ Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual conservarlo al día.
➢ Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
➢ Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientesen el desarrollo de las
operaciones.
➢ El costo de producción y actualización puede ser alto.
➢ Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
➢ Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales,
cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
➢ Muy sintético carece de utilidad: muy detallado los convierte encomplicados.
Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.
6.3.1 POR SU ÁREA DE APLICACIÓN
Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado...