Acces

[MATERIAL DE AYUDA ACCESS]
I. ABRIR UN NUEVO ARCHIVO DE ACCESS 1. AL abrir ACCESS aparece la pantalla inicial donde seleccionamos la opción Base de Datos en Blanco. 2. Damos nombre a nuestra BD (BD Material de Ayuda ACCESS). Hacer clic en el botón “Crear”.

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II. Crear una tabla. ACCESS provee varias vistas para las distintas operaciones, entre ellas destacan: - La Vista de Hoja deDatos para llenar una tabla. - La Vista de Diseño para crear las tablas. Al abrir un nuevo archivo de ACCESS predeterminadamente aparecerá la vista de Hoja de Datos de una tabla nueva. 1. Cambiar la vista de Vista Hoja de Datos a Vista Diseño seleccionándola en el menú Ver de la ficha Diseño.

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2. Al cambiar la vista ACCESS nospide guardar la tabla y nombrarla (Sección XXX). 3. Luego de guardarla aparecerá en el Panel de Objetos de ACCESS.

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4. En la vista de Diseño definimos la tabla estableciendo: A. El nombre de los campos (atributos), no deben comenzar con número, ni llevar algún carácter especial (#, $, &, *, etc), ni puntos o comas. B. El tipo de datos para cada campo, los cuales pueden ser entre otros:- Texto, cadena de caracteres (letras y números). - Memo, igual que le anterior pero puede almacenar una mayor cantidad de caracteres. - Número, enteros o decimales. - Fecha/Hora. - Moneda. - Auto numérico, números enteros que se incrementan en uno en forma automática. - Si/No. - Objeto OLE, usado para almacenar imágenes, documentos (.doc, .txt, etc.) C. Las propiedades de los campos, los cualesvarían según el tipo de dato, como ser entre otras: - Tamaño del campo. - Formato. - Máscara de entrada (sólo tipo de dato texto o fecha/hora). - Requerido, es decir si el campo puede quedar vacío para ciertos registros.

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5. La propiedad “Requerido” debe ser Si para los campos excepto para aquellos donde, paraalgunos registros almacenados en la tabla, puede desconocerse o no existir en este momento un valor para dicho campo. Ejemplo: campo Teléfono en una tabla Clientes, algunos clientes si tendrán teléfonos, otros no. Las llaves primarias SIEMPRE DEBEN ser requeridas.

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6. Debe asignarse una Llave Principal (PK) a las tablas, excepto los casos de tablas resultantes de relaciones n a n. Primero seselecciona el campo que será PK, luego se hace clic en el ícono Clave Principal (llave amarilla”.

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7. Para cambiar el nombre de una tabla, debe cerrarse la misma y luego en el panel de objetos hacer clic derecho sobre el nombre de la tabla y, en el menú desplegado, seleccionar la opción “Cambiar Nombre”. En este ejemplo el nuevo nombre será Sección 986 y tendrá los datos de los alumnosmatriculados en dicha sección.

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8. Para crear una nueva tabla ir a la ficha Crear y seleccionar el comando Diseño de Tabla, se abre la ventana de la Vista de Diseño.

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III. Máscara de Entrada. En la tabla Teléfonos el campo “Número_Teléfono” se definió como tipo de datos texto para poder asignarle una máscara de entrada. 1.Seleccionar el campo al cual se le aplicará la máscara de entrada. 2. En las propiedades hacer clic en el botón que aparece en la línea de máscara.

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3. En la ventana “Asistente para Máscara de Entrada” aparece una lista de máscaras, no aparece la que necesitamos para el número de teléfono, entonces hacer clic en el botónModificar.

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4. En la ventana “Asistente para Personalizar Máscaras de Entrada”, definir nuestra máscara para el teléfono: - Descripción: ingresar una corta descripción (ej: “Máscara de entrada para los números telefónicos”). - Máscara de entrada: utilizar ceros para los dígitos y guiones para los separadores (ej: 00-00-0000) - Marcador de posición: marca la posición de cada dígito,...