acces

HERRAMIENTAS DE ACCESS
ACCESS 2010
Manual de Referencia para usuarios
Salomón Ccance
CCANCE WEBSITE

HERRAMIENTAS DE ACCESS – ACCESS 2010

HERRAMIENTAS DE ACCESS
En esta unidad veremos algunas de las herramientas incorporadas de Access que nos ayudarán a
optimizar y gestionar mejor nuestra base de datos.
Veremos herramientas que nos permitirán mejorar el rendimiento de la base dedatos encontrando y
corrigiendo errores de diseño, reparando la base de datos, otras herramientas nos permitirán
documentar la base de datos, hacer copias de seguridad, etc.

Analizar Tablas
Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego gestionar y recuperar
de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar repartidos en tablas de la mejor
formaposible, en esto consiste el diseño de datos. Este curso no pretende enseñar a diseñar una base
de datos (más que un tema necesitaríamos un curso entero) pero podemos apuntar algunas
características que deben cumplir las tablas obtenidas en la fase de diseño.
Uno de los objetivos a alcanzar cuando se diseña una base de datos es que no exista redundancia, es
decir datos repetidosinnecesariamente. La redundancia, a parte de generar más espacio ocupado en
disco, puede generar una serie de problemas indeseables que puedan hacer que los datos
almacenados sean incorrectos.
Veámoslo con un ejemplo: Imaginemos una tabla de facturas con los campos número de factura,
fecha, importe, igv, cliente, domicilio del cliente, teléfono del cliente, más datos del cliente... Cuando
un cliente tengavarias facturas, su nombre, dirección, teléfono y más datos estarán repetidos en la
tabla; y repetidos innecesariamente porque el cliente normalmente tendrá el mismo nombre,
domicilio, teléfono, etc en todas sus facturas, estamos en presencia de un caso de redundancia.
¿Qué nos puede provocar esta redundancia?





Más espacio ocupado en disco.
Si cambia el teléfono del cliente,habrá que cambiarlo en todas sus facturas, lo que genera
mayor tiempo de proceso, y lo que es más grave, si se nos olvida cambiarlo en una de las
facturas, habremos generado errores en los datos (una factura con el teléfono incorrecto).
A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habría que volver a introducir sus datos
con el engorro que supondría y el peligro otra vez de equivocarnos ygenerar otro error en los
datos.

Podríamos enumerar más problemas pero pienso que habrá quedado claro que la redundancia no es
buena y que cuando diseñemos nuestras tablas hay que evitarla.
La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseño de nuestras tablas.
Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartirá los datos en varias tablas, relacionándolas, y deesta forma podrás almacenar tus datos de una forma más eficaz eliminando la redundancia. En
nuestro ejemplo anterior, se crearía una tabla para almacenar los datos de nuestros clientes y así los
datos de un cliente concreto estarían almacenados una sóla vez y las tablas de facturas y clientes
estarían relacionadas por el campo código de cliente.
Hay que tener en cuenta que será mejorutilizarla una vez tengamos nuestros datos introducidos en
la base de datos, para que Access pueda utilizar los valores almacenados en cada campo y "adivinar"
mejor un diseño mejorado.
Como cualquier programa corrector, este nos ayudará ya que puede detectar muchos errores pero no
se garantiza al final una base de datos óptima porque casi siempre existen determinadas
circunstancias que el programa nopodrá "adivinar". Cualquiera que haya utilizado un corrector
CCANCE WEBSITE | salomon@ccance.net | 999-638-991 | RPM #217344 | (98) 123*4110 | facebook.com/CCANCE

2

HERRAMIENTAS DE ACCESS – ACCESS 2010

ortográfico sabe que te corrige la mayoría de las faltas pero no te garantiza un documento libre de
faltas de ortografía al cien por cien.
Para ejecutar la herramienta, en el menú...