Access 2007

MANUAL DE ACCESS 2007

INDICE
1. INTRODUCCION 3
4
2. ELEMENTOS BASICOS DE ACCESS
3. CREAR, ABRIR, CERRAR UNA BASE DE DATOS 8
4. TABLAS DE DATOS 16
4.1. CREAR TABLAS
4.2. MODIFICAR TABLAS 16
30
5. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS 40
6. LAS RELACIONES 54
7. LAS CONSULTAS 64
7.1. RESUMEN
7.2. REFERENCIAS CRUZADAS
7.3. DE ACCION 80
87
92
8. LOS FORMULARIOS 106
9. LOS INFORMES 126

1.INTRODUCCION

Microsoft Office Access 2007 es un manejador de base de datos que se ha diseñado pensando en la facilidad de uso y la comodidad; las acciones y opciones se encuentran mucho mejor dispuestas y están todas organizadas en únicamente 4 pestañas.

Gracias a la detección automática del tipo de datos, la creación de tablas en Office Access 2007 es tan sencilla como trabajar con unatabla de Excel. Escribe la información y detectará que se trata de una fecha, una moneda u otro tipo común de datos.

Debido a su interfaz mejorada y a sus capacidades de diseño, que no requieren conocimientos profundos sobre bases de datos, Microsoft Office Access 2007 facilita el seguimiento y la creación de formularios, informes y consultas.

Permite recopilar información mediante formulariospor correo electrónico o importar datos de aplicaciones externas.

Permite también, crear y editar informes detallados en los que la información se ordena, filtra y agrupa de un modo que permite obtener conclusiones del análisis de los datos para tomar decisiones bien fundadas.

Con Office Access 2007 puedes compartir información moviendo los archivos a un formato PDF, XPS o un sitio Web deWindows SharePoint Services, donde puedes realizar una auditoría del historial de revisiones, recuperar la información eliminada, establecer permisos de acceso a los datos y crear copias de seguridad de la información a intervalos regulares.

2. ELEMENTOS BASICOS DE ACCESS

Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access: la pantalla, las barras, etc., para saber diferenciar entre cada unade ellas. Se aprenderá cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También no sabemos cómo seguir entonces veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

1.1 Arrancar y cerrar Access

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2007:

•Desde el botón inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre programas, aparece otra lista con los programas en su ordenador, buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él y se iniciará el programa.
• Desde el icono de Access2007, en el escritorio

Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
• Hacer clic en el botón cerrar
• Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
• Hacer clic sobre el Botón de Office y Pulsar salir de Access.

1.2 La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece la siguiente pantalla:

Vamos a ver sus componentes fundamentales. De esta forma conoceremoslos nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se mostró anteriormente (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que se ve en su ordenador, ya que cada usuario, en su debido momento, puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

1.3 Las Barras
1.3.1 Barra de título

Esta barra contieneel nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando o que se encuentra activo.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

1.3.2 Barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar, Imprimir y Deshacer.

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los...