access 97

• Introducción a Access....................................... 1
• Tablas ........................................................ 12
• Entrada de datos y búsqueda de datos.................... 29
• Generador de Expresiones.................................. 47
• Filtros y consultas............................................ 64
• Consultas avanzadas............................................81
• Elaboración de informes....................................... 93
• Funciones adicionales........................................... 110
• Herramientas Access.......................................... 126
• Introducción a Access
1.1. Access como sistema gestor relacional
• Access como sistema gestor relacional
En este punto vamos a definir en muy pocas palabras lo que es una base dedatos, es una colección de datos,
ejemplos sencillos de bases de datos son un listín de teléfonos, una chequera y ejemplos más complejos de
bases de datos son, las facturas, una relación de pedidos, etc. Además Access es una Base de datos
relacional,esto quiere decir que permite relacionar diferentes tipos de información , de modo que se puedan
usar al mismo tiempo.
• Elementos de una base dedatos de Access
Lo más importante en una base de datos es la información que posee. Pero en una base de datos hay otros
elementos importantes, a los que se les llama objetos.
La lista de objetos con los que trabaja un usuario es:
• Tablas que contienen la información
• Consultas que permiten hacer preguntas acerca de algunos datos o cambiar aspectos de los datos
• Formularios permiten ver ueditar la información
• Páginas son archivos con formato HTML que permiten ver los datos de Access con Internet Explorer
• Informes permiten resumir e imprimir datos
• Macros que realizan una o más acciones de las bases de datos de forma automática
Los Módulos son otros tipos de objetos con los que el usuario puede trabajar. Un Módulo es un programa en
que se escribe con Visual Basic, paraautomatizar y realizar previo mandato las funciones de las bases de
datos.
• Tablas
Toda la información que el usuario introduce en una base de datos de Access queda almacenada en tablas. A
continuación se mostrará la figura de una tabla que pertenece a una base de datos.
Figura 1
Una tabla está formada por filas y columnas de valores. A las filas se las llama registros y a las columnascampos.
En Access hay diferentes formas de crear tablas.

1

• Consultas
Se emplean para hacer preguntas sobre los datos. Pueden realizar preguntas en las que solo hay que buscar
algún registro en la tabla o consultas que afecten a varias tablas y criterios. Ejemplos de preguntas que
podemos realizar en las consultas son:
• ¿Qué clientes han encargado pedidos en los tres meses últimos?
•¿Con cuántos clientes nuevos he contactado esta semana?
• Consulta de selección
La siguiente figura muestra una consulta que hace una búsqueda en la tabla. A estas consultas se les
llama Consulta de selección, encuentra todos los registros que corresponden a la pregunta formulada
y los expone una vez que la consulta se haya se haya ejecutado. Algunos aspectos sobre las consultas
que puedenresultar de interés para los usuarios son:
♦ El nombre de los campos en la fila Campos, junto con las marcas de activación en la fila
Mostrar, le dicen a Access qué campos son los que tiene que mostrar cuando se ejecute la
consulta
En la figura 2 podemos observar como se hacen las consultas. Primero el usuario deberá elegir las
tablas que crea que le van a ser útiles de la ventana mostrar tablas ydeberá establecer las relaciones
entre las tablas (las relaciones se establecen entre campos que contengan la misma información). Una
vez que el usuario ha establecido las relaciones el siguiente paso es poner en la fila Campo el nombre
del campo que queremos que aparezca en la consulta y después establecer los criterios para que sólo
aparezcan determinados datos.
Figura2
Figura3
La...