Access Curso2
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Publicado: 30 de junio de 2015
RELACIONAR TABLAS
Una vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de indicar a Access cómo debe combinar la información. El primer paso de este proceso consiste en definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como consultas, formularios e informes para mostrarinformación de varias tablas a la vez.
En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, una tabla con información sobreempleados puede relacionarse con otra con datos de pedidos a través de un campo común que podría ser id. de empleado.
A la hora de establecer relaciones entre tablas pueden presentarse tres situaciones diferentes:
Relación uno a varios
La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la TablaB, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.
Relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla V, y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla. Puede utilizar la relación uno auno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados acogidos a un determinado plan de jubilación.
Definir relaciones
Para definir una relación es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablasque se desea relacionar y, a continuación, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo sobre el campo clave de la otra tabla.
El tipo de relación que crea Access con este procedimiento depende de cómo están definidos los campos relacionados.
Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único.
Se crea una relación uno a uno siambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos.
Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.
Pero veamos cuáles son los pasos a seguir para definir una relación entre tablas:
1. Cierre todas las tablas que estén abiertas. No esposible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas.
2. Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede pulsar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana.
3. Pulse en el botón Relaciones de la barra de herramientas.
4. Pueden darse los siguientes casos:
Si la base de datos no tiene ninguna relación definida, se mostrará automáticamenteel cuadro de diálogo Mostrar tabla
Si necesita agregar las tablas que desea relacionar y no aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla, pulse en el botón Mostrar tabla de la barra de herramientas.
Si las tablas que desea relacionar ya están a la vista en el cuadro Mostrar tabla, continúe en el paso 6
5. Pulse dos veces en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuación,cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Esto le situará en el cuadro de diálogo Relaciones
6. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla. Si desea arrastrar en una sola operación varios campos, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras pulsa en cada uno de los campos para seleccionarlos antes de efectuar el arrastre. A la hora de asociar campos,...
Una vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de indicar a Access cómo debe combinar la información. El primer paso de este proceso consiste en definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como consultas, formularios e informes para mostrarinformación de varias tablas a la vez.
En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, una tabla con información sobreempleados puede relacionarse con otra con datos de pedidos a través de un campo común que podría ser id. de empleado.
A la hora de establecer relaciones entre tablas pueden presentarse tres situaciones diferentes:
Relación uno a varios
La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la TablaB, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.
Relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla V, y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla. Puede utilizar la relación uno auno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados acogidos a un determinado plan de jubilación.
Definir relaciones
Para definir una relación es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablasque se desea relacionar y, a continuación, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo sobre el campo clave de la otra tabla.
El tipo de relación que crea Access con este procedimiento depende de cómo están definidos los campos relacionados.
Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único.
Se crea una relación uno a uno siambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos.
Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.
Pero veamos cuáles son los pasos a seguir para definir una relación entre tablas:
1. Cierre todas las tablas que estén abiertas. No esposible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas.
2. Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede pulsar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana.
3. Pulse en el botón Relaciones de la barra de herramientas.
4. Pueden darse los siguientes casos:
Si la base de datos no tiene ninguna relación definida, se mostrará automáticamenteel cuadro de diálogo Mostrar tabla
Si necesita agregar las tablas que desea relacionar y no aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla, pulse en el botón Mostrar tabla de la barra de herramientas.
Si las tablas que desea relacionar ya están a la vista en el cuadro Mostrar tabla, continúe en el paso 6
5. Pulse dos veces en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuación,cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Esto le situará en el cuadro de diálogo Relaciones
6. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla. Si desea arrastrar en una sola operación varios campos, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras pulsa en cada uno de los campos para seleccionarlos antes de efectuar el arrastre. A la hora de asociar campos,...
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