Access - generalidades

ACCESS 2003
Elementos Generales
¿Qué es una base datos?
Una Base de datos es un término informático para un conjunto de información relativa a cierto tema o aplicación. Las bases de datos permiten organizar esta información relacionada en una forma lógica para fácil acceso y organización, es decir, un conjunto de datos que se relacionan con un tema o propósito particular. Por ejemplo, podemosutilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc.  Podemos por ejemplo realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes? ¿Qué clientes compran un determinado artículo? ¿Cuál es la ganancia total del mes? etc.
A diferencia de las otras aplicaciones, en Acces seempieza por crear y guardar la base de datos.

Si este panel no está visible podemos utilizar en el menú Archivo de la barra de menús la opción Nuevo...

O bien hacer clic sobre el icono Nuevo [pic]de la barra de herramientas. En estos dos casos aparecerá el panel de tareas y podremos seleccionar Base de datos en blanco. Luego se le da el nombre a la base de datos (BD) y se guarda donde lohalla determinado
[pic]
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión MDB, y aparecerá la ventana Base de datos:
Ya se puede abrir la base de datos

Acces es un programa compuesto por los siguientes objetos:

➢ Tablas. Es la unidad principal de almacenamiento de datos en un sistema de base de datos relacional. es una estructura que contieneinformación relativa a un conjunto de elementos y que tiene forma de filas y columnas, donde cada fila contiene toda la información relativa a un elemento, y cada columna contiene un dato concreto del elemento que cruza. En ésta se crea el conjunto de datos de la base de datos, aquí se definen los campos y sus características
Formulario. es un diseño que el usuario crea para introducir, cambiary ver los registros de una base de datos.

Consultas. es una pregunta que se plantea a la BD acerca de la información almacenada. Una vez generada una consulta, Access devuelve los datos solicitados en una hoja de respuestas dinámica.

➢ Informe. es un conjunto de información organizada a la que aplicamos un formato determinado con la finalidad de poder presentar los datos como informaciónque se pueda usar y distribuir. La principal finalidad de los Informes es la de sacar por impresora los datos de forma útil.
➢ Macro. Es un conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas
➢ Módulo. Es un programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic
Objetivo de una Base de Datos
Antes de comenzar a crear una base de datos es convenienteestablecer un croquis o borrador en papel de los objetivos de la misma. Si es una base de datos para otra persona o empresa, es conveniente primero hablar con los que van a utilizar la BD para determinar qué uso se va a dar de la misma. Si fuese por ejemplo una base de datos para gestionar un comercio, estas preguntas podrían ser:
• Posibilidad de introducir, modificar, consultar y listarlos datos
• Informes sobre artículos más vendidos
• Existencias de artículos
• Pedidos a proveedores, etc

A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que hagamos, podemos comenzar a construir las tablas que formarán la BD. Es muy importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla, sino dividir la información en varias tablas que puedan gestionarse porseparado, pero enlazarse cuando sea necesario.

Tipo de datos

Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos fichas,...