Access

INTRODUCCIÓN

Access es un programa que te permite crear y administrar Bases de Datos, es un lugar donde se puede guardar información relacionada con un tema específico. Según el uso que le va a dar a la información sabrá si necesita una Base de Datos o un programa diferente para crear y administrar sus datos.

En este libro, diremos parte de lo que hace una Base de Datos y como decidir sinecesita una Base de Datos para administrar su información.

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BASE DE DATOS
Son archivos que contienen en toda la información de una empresa o negocio. Una Base de Datos contiene toda la información de la empresa y se puede generar más a partir de ella. Dentro de un sistema de Base de Datos, se puede tener toda la información capturada enregistros. Un registro es la información completa de un elemento capturado en la Base de Datos. A su vez, en cada registro, tenemos diferente tipo de información (nombre, edad, dirección, etc.) a estos se les llama campos. Así podríamos decir que un archivo de Base de Datos se forma básicamente en:
Campos:
Tabla Base de datos personal (una Base de Datos pueden tener las tablas que sean necesarios,así se organiza toda la información)
Existen muchos programas que se utilizan para crear Base de Datos: ACCESS, FIREFOX, DELPHI; etc. Siendo Access el programa más sencillo para su creación. En una Base de Datos siempre deberemos tener estructurada las tablas de datos que manejaremos… y en c/u los campos que la formaran.
En los campos se debe especificar los nombres de cada campo, el tipo deinformación que manejara (texto, numero, fecha, etc.) y otros propiedades que se harán que la Base de datos este bien estructurada. En cada tabla que metamos a nuestra Base de Datos especificaremos, como mínimo la siguiente información.

PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS:
1. Definir de que se hará la Base de Datos, dar un nombre al archivo
2. Definir cada una de sus tablas que laformaran
3. Entrar a Access, seleccionar Base de Datos en blanco, escribir el nombre del archivo y donde se creara y presionar botón Crear.
4. Entramos en la ventana de Access, en crear tabla-vista diseño y ahí iremos especificando los campos y sus propiedades… así para cada tabla

ELEMENTOS DE UNA TABLA
Las tablas están conformadas de dos elementos básicos
CAMPOS

REGISTROREGISTRO. Son un conjunto de campos que representan una idea específica. Los registros en una tabla son representaciones por filas.
CAMPOS. Son una serie de espacios en blanco que permiten almacenar un dato. Los campos en una tabla son representados por columnas.

CREACIÓN DE TABLAS
Para crear una nueva tabla dentro de nuestra B.D.1) solo daremos clic en la sección CREAR,2) luego clic en tabla, 3)en ver seleccionamos vista diseño y 4) ponemos el nombre a nuestra tabla.
5) Ahí podremos introducir los campos de nuestra tabla con todas sus propiedades (previo se nos pide el nombre que le daremos a la tabla y guardamos la tabla.
6) Cada tabla que se crea a parece al lado izquierdo en Access, para trabajar o modificar alguna de las ya creadas, solo damos doble click sobre su nombre.
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MOVIMIENTOS CON LAS TABLAS
Si queremos eliminar una tabla, cambiarle el nombre, copiarla o pegar, etc.
Solo señalamos la tabla con un click sobre su nombre, y luego damos click derecho y elegimos la opción

VISTAS
Tanto las tablas como los demás elementos de la B.D., tienen mínimo 2 vistas
VISTA HOJA DE DATOS. Donde uno ve el elemento ya creado, para introducirdatos, verificar hacer pruebas etc.
VISTA DE DISEÑO donde uno crea el elemento, establece sus propiedades, crea objetos, cambia etc.

PROPIEDADES DE LAS TABLAS
Las tablas son el elemento más importante en la creación de la base de datos; deben estar bien creadas y por lo tanto cada uno de sus campos deberá estar lo mejor declarado en cuanto a sus propiedades como validación, formato, etc.
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