Access

Access

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etcétera. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel,SharePoint, etcétera) y manejarlos por medio de las consultas e informes.

Características
Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran:
Access es gráfico, por lo que aprovecha almáximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.
Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
Con Access es posible producirformularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.
Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.

Funcionamiento:
Almacenamiento de datos
Microsoft Access puede almacenar datos en tablas. Elusuario puede definir los campos en las tablas, así como también el formato.
Información de consulta
Access puede modificar, eliminar, añadir, y aislar la información en tablas. Las consultas se utilizan para manipular o seleccionar la información.
Entrada de datos
Los datos pueden ser introducidos manualmente en Acces mediante formularios. Si los datos residen en una hoja de cálculo de Excel ode texto (*.txt), se puede importar a Access.
Reportes
Access tiene la capacidad de colocar la información de la base de datos en un formato imprimible. Los informes se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades del usuario.
Tareas automatizadas
Access tiene macros que automatizan tareas rutinarias. Por ejemplo, si los datos deben ser exportados regularmente, crea una macro para realizaresa tarea.


Herramientas
Tablas: Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). En una tabla, un campo es una categoría o tipo de información.
Consultas: Una consulta es una pregunta que Ud. plantea acerca de la información contenida en su base de datos, como por ejemplo “¿Quéproductos tienen proveedores australianos?”. Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta reúne la información solicitada.
Formularios: Un formulario es, por lo general, un buen diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos.
Informes: Un informe se utiliza para representar los datos en una página impresa y para mostrar lossubtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden presentar con un diseño personalizado.
Uso
Para muchos de los proyectos descritos Access ofrece una serie de plantillas que con apenas unos clics de ratón tendremos funcionando nuestra base de datos. para proyectos mas complejos proporciona un montón de asistentes que con cuatro preguntas tienes un botón queabre un informe, o añade un registro a tu base de datos o simplemente cierra el programa.
Pero si eres un usuario aventajado Access también te ofrece herramientas de programación avanzada, puedes saltarte la sencillez de los asistentes e ir directamente a programar en Visual Basic, herramienta que se incluye dentro de Microsoft Access, y que te va a permitir dar rienda suelta a tu imaginación...