Accion de gestion documental

ACCIONES DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

ADMINISTRACION

El Principio del Continuo
El principio de Ciclo Vital reconoce que los documentos son creados, usados, conservados y,luego de sometidos a evaluación pueden ser dados de baja por ser obsoletos o preservados como históricos por su valor duradero.
El principio del Continuo sugiere que hay cuatro acciones continuas orecurrentes en la vida de los documentos: Identificación de los documentos; control intelectual de los mismos, disposición de acceso a ellos; y control físico de los documentos.
Identificación de losdocumentos:
Asignación de códigos. Los documentos deben tener un encabezado o pie de página en el que se indique claramente lo siguiente:
* Nombre del Documento
* Fecha de elaboración deldocumento.
* Fecha de la última modificación del documento.
* Código del documento.
* Cargo de quien elaboro y aprobó el documento
* Código de revisión de documento, todos iniciaran conla letra A, siguiendo B, C, y sucesivamente; en caso de llegar a Z, se sigue con AA, AB, AC, AD, etc.
* En las tablas, se debe indicar la fecha de la última actualización del contenido
Cuando unaintegrante de la empresa requiere dar de alta o modificar un documento existente, tendrá que seguir el procedimiento Administración de Cambios.
Responsabilidades.
* Gerencia: Es responsable departicipar en la revisión de los documentos de procesos de 2º nivel de sus áreas cuando sea necesario.
* Coordinador de área: Es responsable de establecer cuáles documentos del sistema de gestiónes necesario tener disponibles para su utilización en los lugares de trabajo. Para esta tarea cuentan con el apoyo del área de Gestión de Calidad en la divulgación de las modificaciones de losdocumentos.
* Gestión de Calidad: Es responsable de asegurar que los documentos disponibles en la red sean las versiones vigentes, estén legibles e identificables y así prevenir el uso de documentos...