acciones correctivas y preventivas en las ventas

4.2.4 Acciones correctivas y preventivas en las actividades de ventas

Definiciones

1. Acciones Preventivas
Acción tomada para evitar la ocurrencia de desviaciones.

2. Acciones Correctivas
Acción que elimina la causa de una no conformidad detectada.
Diagrama de flujo






































Generar una acción correctiva.Para la generación de una solicitud de acción correctiva las fuentes de información y responsables de seguimiento son las siguientes:

a) Quejas y reclamaciones de clientes.- Ejecutivos comerciales/Jefes de área/Coordinador TQM

b) Auditorias de Clientes: Ejecutivos comerciales / Jefes de área / Coordinador TQM

c) Auditorias de Certificación / Vigilancia: Gerente de RHYC/CoordinadorTQM/Jefe de Seguridad y Medio Ambiente/ Jefes de áreas.

d) Auditorias Internas: Auditores Internos / Jefes de área

e) Desviaciones en proceso y/o en el producto: Jefes de área

f) Desviación de objetivos de calidad: Coordinador TQM / Jefes de áreas. Ver anexo de criterios P-ADM-37-A1.

g) Desviación de objetivos ambientales - Jefe de Seguridad y Calidad del Medio Ambiente / Responsables delos procesos.

h) Desviaciones operacionales del sistema de Gestión Ambiental- Jefe de Calidad del Medio Ambiente / Jefes de áreas.

i) Desviaciones operacionales del sistema de Gestión de calidad: Coordinador TQM / Jefes de áreas.

Generar acciones preventivas.

Para la generación de acciones preventivas se pueden tener las siguientes fuentes de información:


a) La revisión de lasnecesidades y expectativas de los clientes: Gerente de Ventas Nacional/Exportación, Ejecutivos Comerciales

b) Análisis del mercado: Gerente de Ventas Nacional/Exportación, Ejecutivos Comerciales.

c) Resultados del análisis de datos en los procesos cuando proporcionen advertencias anticipadas de la aproximación a condiciones de operación fuera de control: Jefes de áreas

d) Resultadosde autoevaluaciones: Jefes de áreas.

e) Revisión directiva: Coordinador TQM, Jefe de Seguridad y Calidad del Medio Ambiente, Jefes de áreas.

El registro de la Solicitud de Acción Correctiva (SAC).

Responsable: Coordinador TQM

Se Registra el Hallazgo o desviación y se folia para mantener el registro.
El formato es P-ADM-37-F1 o en base de datos lotus notes

El formato contiene:nombre, fecha, tipo de desviación, Responsable del seguimiento considerando la propiedad del proceso (función, autoridad y responsabilidad), auditor, origen, área, gerente, descripción. y se envía al responsable asignado para investigación y respuesta.



DEFINIR RESPONSABLES Y DETERMINAR ACCION CORRECTIVA INMEDIATA.

Responsable: Persona a quien se le asigne o Jefe de área o proceso.Determinar la acción correctiva inmediata en caso de que sea necesario, esta acción mitiga los efectos causados.
Las acciones tomadas, se registran en el formato de Acciones correctivas y preventivas P-ADM-37-F1 en papel y/o en Lotus Notes.

Para las No-conformidades de clientes también se registra un Solicitud de acción correctiva.

FORMAR EQUIPO O GRUPO DE TRABAJO

Responsable de laacción correctiva/preventiva

El responsable asignado, determina si es necesario formar un equipo de trabajo.

En caso de ser necesario convoca a una reunión con todos los involucrados en la problemática, el responsable de la SAC dará seguimiento con el equipo de trabajo a los avances y terminación de las actividades.

REVISAR DOCUMENTOS Y REGISTROS

Responsable de la accióncorrectiva/preventiva

Para identificar el (los) proceso(s) origen del descontrol y basar las decisiones en datos y hechos, el responsable junto con el equipo, en caso que se haya formado, debe investigar el problema revisando también los documentos y registros, relacionados con la no conformidad en caso de que la documentación sea alguna causa deberá ser referenciado el documento, para proceder a las...