Acciones De La Gestion De Documentos Administrativos

ACCIONES DE LA GESTION DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Se entiende por gestión documental el conjunto normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de losdocumentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuyagestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Gestión de Documentación Administrativa
¡Todas las organizaciones y todas las personas tienen documentación administrativa! Las oficinas comerciales, agencias gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, instituciones educativas, e instalaciones médicas –sólo por nombrar algunas– debentratar con enormes cantidades de documentación administrativa cada día. Los ejecutivos y el personal de soporte están inundados con datos e información en diversos formatos.

Un documento administrativo es cualquier cosa que proporciona información. Un documento administrativo puede estar en cualquier tipo de medio: papel o electrónico, digital o análogo, magnético u óptico, líquido o sólido….En el entorno tecnológico de hoy las organizaciones deben aprender cómo manejar esta documentación administrativa de modo que pueda ser utilizada según sea necesario en el futuro. La documentación administrativa debe ser administrada desde el momento en que es creada o recibida, y durante la distribución, utilización y retención, hasta que finalmente es destruida o archivada en forma permanente.Concepto de gestión:
El termino gestión, implica al conjunto de tramites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto. La gestión es también la dirección, o el manejo de algo, ya sea, una empresa o un negocio,etc.
Concepto de documentación:
La documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información.  1. El archivo y documentación:
Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E.:
  * Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y elmueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan
Objetivos de la gestión documental
* El diseño normalizado de los documentos.
* Controlar el uso y la circulación de los documentos.
* Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas.
* Simplificar los procedimientos.
* La conservación y la instalación de losdocumentos a bajo coste en los archivos intermedios.
* Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.
* Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestión y para el futuro.
* Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis oemergencia.
* Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
* Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
* Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino...