ACCIONES PREVENTIVAS DE MEJORA VERSION3

 

Objetivo
 del
 procedimiento:
 Establecer
 los
 lineamientos
 para
 identificar,
 analizar
 y
 dar
 tratamiento
 a
 las
 no
 conformidades
 reales
 
o
 potenciales
 y
 a
 las
 oportunidades
 de
 mejora
 que
 se
 presentan
 en
 los
 procesos
 de
 la
 Entidad.
LOS
 PROCESOS
 REALIZAN
 PLANES
 DE
 MEJORAMIENTO
 PARA IMPLEMENTAR
 ACCIONES
 PREVENTIVAS,
 CORRECTIVAS,
 
 O
 DE
 MEJORA
 A
 PARTIR
 DE
 LAS
 
DIFERENTES
 FUENTES
 DE
 MEJORAMIENTO,
 TALES
 COMO:

1

•
 Revisión
 por
 la
 Dirección
 al
 Sistema
 Integrado
 de
 Gestión
•
 Informes
 de
 resultados
 de
 auditorías
 internas
 y
 externas
 a
 la
 gestión
 de
 la
 Entidad
• Resultado
 del
 seguimiento
 y
 medición
 de
 los
 procesos
 y
 análisis
 de
 datos
 (Indicadores
 y
 otros
 métodos
 de
 seguimiento).
•
 Evaluación
 y
 seguimiento
 de
 contratistas
 y
 proveedores
•
 Resultados
 de
 la
 medición
 de
 la
 satisfacción
 del
 cliente
•
 Peticiones,
 Quejas,
 Reclamos,
 Sugerencia
 y Denuncia
 (De
 clientes
 y
 partes
 interesadas).
•
 Identificación
 y
 análisis
 de
 Producto
 /Servicio
 No
 Conforme
•
 Resultados
 de
 autoevaluación
 del
 Proceso
•
 Gestión
 de
 riesgos
 (
 De
 proceso
 y
 de
 corrupción)
•
 Actas
 de
 reuniones
 de
 Comités
 

 •
 Resultados
 de
 inspecciones
 
•
 Incumplimiento de
 requisitos
 legales
 
•
 Nuevos
 equisitos
 legales
 y
 normativos,
 entre
 otros
 que
 pueden
 aplicar
 a
 los
 subsistemas
 

2

Acciones
 a
 tomar
 frente
 al
 hallazgo:
•
 Si
 se
 trata
 de
 una
 No
 Conformidad
 Real:
 Se
 realiza
 la
 corrección
 y
 si
 es
 necesario,
 se
 toman
 acciones
 correctivas. 
 
•
 Si
 es
 una
 No
 Conformidad
 Potencial
 (ejemplo
 riesgos):
 Se
 toman
 acciones
 preventivas.
•
 Si
 son
 Oportunidades
 de
 Mejora,
 
 recomendaciones,
 
 observaciones,
 o
 situaciones
 que
 pueden
 aportar
 a
 la
 innovación
 y/o
 mejoramiento:
 Se
 implementan
 
acciones
 
 de
 mejora.

3

Los
 hallazgos
  son
 registrados
 en
 la
 Plataforma
 Compromiso
 por
 los
 profesionales
 de
 la
 Oficina
 de
 Control
 Interno
 (OCI),
 cuando
 la
 fuente
 es
 la
 Contraloría
 
General
 de
 la
 República
 o
 las
 auditorías
 de
 gestión
 realizadas
 por
 la
 OCI;
 por
 un
 Auditor
 Interno,
 cuando
 la
 fuente
 son
 las auditorías
 internas
 a
 cualquiera
 de
 los
 
Subsistemas
 del
 SIG,
 o
 por
 el
 Gestor
 o
 Líder
 SIG
 que
 le
 corresponda,
 cuando
 se
 trate
 de
 las
 demás
 fuentes,
 siempre
 y
 cuando
 el
 responsable
 de
 
 la
 fuente
 de
 
mejora
 no
 asuma
 el
 registro
 
 del
 hallazgo.

4

Por
 principio
 de autoridad/responsabilidad,
 el
 hallazgo
 se
 asigna
 a
 un
 solo
 
 Responsable
 
 (Jefe,
 Director
 o
 Subdirector)
 o
 al
 Coordinador
 responsable
 de
 la
 
temática.
 Para
 el
 tratamiento
 del
 hallazgo
 el
 responsable
 del
 mismo
 puede
 establecer
 varias
 acciones,
 cada
 una
 con
 un
 responsable
 para
 que éstos
 determinen
 
el
 plan
 de
 acción.
Edición
 de
 hallazgos:
 La
 fecha
 límite
 de
 solución
 del
 hallazgo
 
 se
 puede
 modificar
 -­‐
 EDITAR
 (*)
 únicamente
 con
 el
 usuario
 de
 quien
 registró
 el
 hallazgo
 en
 la
 
plataforma
 CompromISO.
 Por
 ejemplo,
 para
 los
 
 hallazgos
 registrados...