Acomodo de mesas en diversos eventos

ITESO


Guía de protocolo para ceremonias
y actos públicos en el lTESO

Dirección de Relaciones Externas

Oficina de Comunicación Social
Oficina de Relaciones Institucionales

Julio de 2005

Documento de trabajo. Esta versión es producto de una consulta realizada entre itesianos que han participado en la organización de este tipo de actividades. Es probable que omita algunos temaso sugerencias pertinentes, o requiera de mayores precisiones. Agradeceremos que cualquier comentario sobre los contenidos de este documento lo dirijan a la Oficina de Comunicación Social, módulo S6, extensión telefónica 3179, o al buzón electrónico evam@iteso.mx.


Contenidos

Razones a favor de utilizar un protocolo 5
para actividades públicas en el ITESO

Tipos de actos6

Definir el objetivo de la actividad 8
Actividades simultáneas 8

¿Cómo organizar una actividad? La logística 8
Planeación 9
Realización 11
Evaluación 11
Regalos institucionales 11

Visitantes externos 12
Para ser invitados sólo por el Rector 13
Para ser invitados por los organizadores, después deque el Rector autorice 14
Para informar al Rector sobre otros invitados a la Universidad 14

El escenario de una actividad 15
Uso y acomodo de insignias o banderas 15
Acomodo de la mesa de honor 15
Sugerencias sobre el acomodo de la mesa de honor 18
Letreros identificadores 19

Consejos puntuales útiles para la organización 19
Edecanes 19Atuendo 20
Atención a imprevistos 20
Protección de las personas y los bienes 21

Cuando la actividad es fuera del campus 21

Cuando el ITESO es coorganizador 21

El brindis o convivencia posterior 21

Conducción de la actividad 22
Conductores 22
Presentación de la actividad y los protagonistas 23
Discursos o exposiciones 23Recomendaciones para intervenir ante una audiencia 24

Uso de la imagen institucional 26
Uso del logotipo para públicos internos 26
Uso del logotipo para públicos externos 27

Difusión en la Universidad 29

Difusión fuera de la Universidad 29

Publicidad 29

Patrocinios 29



Apoyos en la Universidad en la organización de actospúblicos 30

Directorio 32

Bibliografía 33

Anexos 34



PRESENTACIÓN

Razones a favor de utilizar un protocolo para actividades públicas en el ITESO

El protocolo es aquella disciplina que con realismo, técnica y arte (pues tiene de las tres cosas) determina las estructuras o formas bajo las cuales se realiza una actividad humana pluripersonal eimportante; con el objeto de su eficaz realización y, en último lugar, de mejorar la convivencia.
José Antonio de Urbina, embajador español

Hablar de protocolo para actos públicos es, esencialmente, referirse a un código de organización, de manera que a todos los que participan en una actividad les resulte agradable, cómodo y respetuoso.
En materia de organización de actos públicos, socialmentese han establecido algunos criterios que suelen ser más o menos compartidos. La gente que participa en estos actos, gubernamentales o privados; culturales, políticos o académicos, se ha acostumbrado a esos criterios. Ignorarlos del todo en las actividades públicas del ITESO pone en riesgo a nuestra Institución, pues una actividad pública que pudo haberse diseñado con la mejor de las intencionespuede ser tomado como informal, irregular o descortés. Conviene, entonces, revisar qué de esos criterios, qué de ese protocolo compartido socialmente es útil para que los participantes en un acto público organizado en el ITESO se sientan cómodos y cordialmente atendidos.
La cantidad de actos públicos que se organizan en la Universidad ha aumentado notablemente en los últimos años, producto...