Acontecimientos Sociale

TÉCNICAS DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Inventario y descripción de procedimientos.
Designamos por inventario de procedimientos a la relación sistemática de los procesos cuya tramitación es competencia de una determinada unidad. Frecuentemente, el órgano o unidad no tiene identificados sus procesos, más bien se refiere a las funciones o tareas de los puestos de trabajocuando se le interroga sobre los procedimientos que gestiona. Es labor delicada y a veces muy minuciosa el detectar dentro de todo el conjunto de tareas cuáles forman parte de un determinado proceso, si éste se tramita desde su inicio hasta el final en la unidad o, si por el contrario, es parte integrante de una tramitación más compleja que implica a otros ámbitos.
Una vez inventariados losprocedimientos podemos llevar a cabo una descripción de los mismos. En la actualidad existen determinadas técnicas cuyo objeto es representar gráficamente a partir de un glosario de símbolos generalmente aceptado, la secuencia de tramitación de los procedimientos. Se trata de sistemas de diagramación que describen los trámites que componen cada proceso y gracias a los cuales los podemos dar a conocer tantoa la Administración como a los interesados.
Un sistema de representación de la tramitación administrativa debe reunir una serie de requisitos que podemos resumir en los siguientes:
Integral y exhaustiva, es decir, que describa todo el proceso y englobe la mayoría de los pasos de que consta el procedimiento.
Útil para su informatización, de manera que se adapte en la medida de lo posible a lastécnicas establecidas por la Informática para el análisis previo de los procedimientos.
Fácil comprensión, tanto por los usuarios como por los responsables de su tratamiento informático.
Empleo de técnicas homogéneas de diagramación, pero con el nivel adecuado de flexibilidad que nos permita adecuar el método a la diversidad de trámites y circunstancias que puedan surgir.
Secuencialidad, esdecir, que el orden de los diferentes pasos en el diagrama coincida con el orden real de tramitación.
Identificación de cada tarea con el responsable encargado de su ejecución.
Precisión y brevedad, lo cual facilita su comprensión y puesta en práctica.
La experiencia nos permite hablar de varias técnicas de diagramación que de mayor a menor concreción resumimos seguidamente:
1er Método.
Ladiagramación de flujos más habitual es aquella que recoge de forma completa y detallada cada uno de los pasos que integran el procedimiento dejando constancia, a través de las figuras procedentes y aceptadas por los expertos, de todas aquellas incidencias que pueden sobrevenir en el proceso. De esta forma, y a modo de ejemplo, refleja todas las actividades de supervisión, mecanografía, recepción yentrega de documentación, e incluso las copias que se generan para el registro y archivo de los documentos.
Además, todas aquellas aclaraciones que se estimen convenientes para favorecer la lectura del diagrama se recogen en una columna auxiliar relacionadas mediante una numeración.
Esta forma de diagramación tiene muchas ventajas pero a su vez adolece de importantes inconvenientes. Entre ellos:
Noproporciona una visión general del procedimiento.
Resulta extremadamente minuciosa para los técnicos.
Puede llegar a "encasillar" la actividad de los funcionarios en la medida en que los pasos se hallan demasiado delimitados, generándose la tendencia a seguir literalmente la descripción.
Reglas básicas de diagramación.
Los procedimientos son representados gráficamente en la hoja de trabajo ydescritos brevemente en la zona explicativa, siguiendo el mismo orden en que se suceden las operaciones.
Los procedimientos se diagraman en sentido vertical, de arriba a abajo y, siempre que sea posible, de izquierda a derecha, indicando el curso de los documentos.
La columna reservada para la narración de los procedimientos se utiliza para ampliar o explicar la información gráfica.
El símbolo...