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Actividad 4: Procedimientos y políticas de cuentas por cobrar
El alumno elaborará los procedimientos y políticas del área de cuentas por cobrar, lo anterior debe de incluir:
1.- Procedimiento de cobro.
Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puedeevaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables.
Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su aprobación. Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir lascuentas de difícil cobro de la empresa.
El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades. Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a susclientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así las ventas de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.
Modalidades de procedimiento de cobroNormalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro. A medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro.
Cartas: Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar,normalmente la empresa envía una carta en buenos términos, recordándole al cliente su obligación. Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado después del envío de la carta, se envía una segunda carta más perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas.
Llamadas telefónicas: Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la empresa puedellamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.
Utilización de agencias de cobros: Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de gestión de cobro son bastante altos y puede serposible reciba un porcentaje mucho menor del que espera recibir.
Procedimiento legal: Este es el paso más estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibofinal de los traslados.
2.- Arqueo de cuentas por cobrar.
Uno de los procedimientos de oportunidad es el arqueo de cuentas, que consiste en comprobar físicamente la documentación que ampare o evidencie el saldo que aparezca en los registros de las cuentas y documentos por cobrar a la fecha en que se esté analizando. La aplicación de este procedimiento es indispensable, ya que deriva algunas veces comoun procedimiento supletorio sobre todo cuando no se ha recibido contestación sobre la confirmación de determinados saldos.
Tiene por objeto la conexión de la documentación arqueada con los saldos al cierre del ejercicio que se está dictaminando.

3.- Asignación de crédito.
Cuando un cliente que desee obtener crédito se acerca a una empresa, normalmente el departamento de crédito da comienzo a...