ACTA DE ENTREGA DE LA RECEPCION DICIEMBRE 2 DE 2013

ACTA DE ENTREGA PUESTO DE TRABAJO (RECEPCIÓN)

PERSONAL DE LA EMPRESA:

ADMINSTRACIÓN

Gerente: Señora Sonia Margarita Giraldo Díaz
Contador: Señor Jorge Humberto Osorio López
Revisora Fiscal: Señora Rosa María Castrillon Quiroz

Servicios administrativos:

Coordinadora de Gestión Humana: Enith Oviedo
Coordinadora de Compras: Yennifer Nataly Álvarez
Coordinadora Comercio Exterior:Luisa Barrera (Encargada) – Antes Fabiola Perez
Coordinador de Diseño Grafico: Jorge Morales Marín
Coordinadora de Ventas: Luz Angela Jaramillo
Coordinadora de Producción: Noralba Restrepo Cardona
Coordinador de Mantenimiento: Olden Celada Bolívar – Fredy Arboleda (Encargado)
Coordinador de Sistemas Robinsón García Arboleda
Líder de Diseño: Ana María ZuluagaAuxiliar de Tesoreria y Cartera: Maria Eugenia Ruiz – Antes : Milet Escorcia
Auxiliar Contable: Luisa Fernanda Barrera Murillo
Auxiliar de ventas: Antes: Leidy Suarez
Auxiliar de inventarios y facturación: Oscar Perez
Auxiliar de Digitación: Susan Cano
Auxiliar de Gestión Humana: Isabel Ladino
Mensajero: Francisco Orlando Castaño González.
Auxiliar de costos: DahianaLotero
Auxiliar de Salud Ocupacional: Oscar Alberto Márquez


Para Gerencia se le deben anunciar las llamadas siempre: Nombre de la persona que le esta llamando y empresa.

Nota aclaratoria: A nadie que llame a personal de planta se le debe dar información de con quien sale o donde está el personal administrativo como tampoco esta autorizada para comentar quien llama o para que losbuscan. Esta información es confidencial y no debe ser divulgada.

Para conocimiento estas son algunas de las Empresas del grupo Económico:

- C.I. Dugotex (Medellín)
Gerente: Javier Luna

- Abonos Orgánicos del Oriente
Alba Montes

- C.I. Dugotex (Cúcuta)
Señor Gonsaga
Rosa (secretaria)

- C.I. Dugotex Planta 1 (Bogotá)


- Nuestro Medios (Medellín): Doña Tere








Todas las llamadasque reciba de estas empresas para la Sra. Sonia se le deben anunciar y principalmente las llamadas del Sr. Nicolás Duque, se debe ubicar a la sra. Sonia siempre y cuando ella se encuentre en la empresa, de lo contrario se le debe pedir el favor a Tesorería ( Maria Eugenia) para que le informe al celular.

Claves:
La clave para iniciar el computador es recepcion (Se debe dejar todos los díasapagado el computador.)

Todos los días se debe dejar el teléfono en modo nocturno a las 5:00pm para que los supervisores sean los encargados de recibir las llamadas cuando no hay nadie en las oficinas. Siempre se dejan dirigidas a la extensión 119 ( *7102119# )

Se trasladan de la siguiente manera: se levanta la bocina y se marca *7102119#
Y Se debe bloquear el teléfono: *771 (Tarde)

Al díasiguiente en la mañana al iniciar labores para comenzar a recibir llamadas en el conmutador nuevamente se levanta la bocina se marca para desbloquear *770 999 y luego *7100 (Mañana)

Los alimentos:

El desayuno se debe de ir al restaurante a las 8: 45 a.m. y el almuerzo es a las 1:00p.m. Viene la persona de tesoreria (Maria Eugenia) a reemplazarle

Pedidos:

Los pedidos que traen de ventas odespachos, se relacionan en la carpeta de Despachos y se envían a Maria Eugenia (tesorería) para que sean autorizados, cuando ella los devuelva, se anuncian lo mas pronto posible a ventas o despachos nuevamente.

Facturas y Correspondencia

Las facturas que está autorizada únicamente a firmar como recibido son:
Empresas publicas de Medellín
Une
Municipio de Itagüí.
AIDI: pero estas solamente se lespone la palabra recibí y su nombre + la fecha de recibido. (no se le coloca el sello)
UBM modulares: pero estas solamente se les pone la palabra recibí y su nombre + la fecha de recibido. (no se le coloca el sello)
PQL(Arriendo)

Las demás deben ser recibidas por la persona encargada de su manejo e inclusive no las puede firmar si la persona encargada le pide el favor:

Sra. Sonia (Gerencia):...