Acta De Entrega Enero 22



UNIVERSIDAD CATÓLICA DE ORIENTE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


Pago a proveedores

Las facturas que llegan causadas y relacionadas (por correo) desde el departamento financiero, son revisadas por la tesorera quien inspecciona que lo relacionado concuerde con los soportes físicos y finalmente se reciben en pago a proveedores para los respectivos pagos. Se realizan pagos de proveedores, viáticosy anticipos.

Separar fondos comunes de proyectos especiales y se clasifican según su vencimiento.
Fondo 01 comunes, los demás son fondos especiales – proyectos.
Los comunes se pagan por transferencia electrónica
Los proyectos se pagan por las respectivas cuentas de los proyectos (ver documento cuentas bancarias)

Procedimiento para generar pago

NOTA: Las transferencias se realizan generalmentepor Banco Popular, de 10 SMMLV se pagan por Bancolombia.

SITEC:

1. Informes-Especiales
2. Pago a proveedores
3. Pago de gerencia electrónica
4. Cédula o NIT para que aparezca la cuenta del pasivo causada
5. Se debe dar un concepto, cancelación de la CP por concepto bien especifico….
6. En banco, seleccionar por cuál se va a girar, con la cuenta del Banco (fijarse bien si es por fondo especial ocomún).
7. Guardar, imprimir cheque ya, se da no cuando es PGE (pago por gerencia electrónica)
8. En PGE el cheque es el mismo nro., de consecutivo de gerencia, si es CE, se debe cambiar por el nro. que corresponde en la chequera.
9. Para imprimir el PGE, Informes, impresión de comprobantes y documentos, PGE, le doy el nro. Quitar chulo de duplicado, pongo fecha del comprobante y aceptar, debe seren papel limpio.

NOTA: Hacer lotes de 10 para montar en la Sucursal (banco)

GENERACIÒN DE ARCHIVO PLANO EN SITEC

Para poder generar los archivos planos, las cuentas de los proveedores deben estar matriculadas en SITEC, de no tener cuenta se procede a llamar a solicitar cuenta o a la elaboración de cheque, si la cuenta está a nombre de otra persona debe traer carta donde autorice consignarle aotra cuenta y debe estar autenticada:

Barra de herramientas en SITEC-clic archivo plano,
Selecciono el banco del cual voy a pagar (es la misma cuenta que selecciono cuando voy a realizar el pago en PGE)
La fecha en la cual voy a realizar el pago
Y empiezo a elegir las PGE que voy a pagar.
Nombre del archivo- le escribo el nombre que desee, guardar
Y generar archivo (solo se puede dar clic unasola vez, porque si doy más me quedan dobles los pagos)


Tener en cuenta que la cuenta del tercero siempre debe a estar a nombre de quien se le creó la cuenta por pagar.

INGRESO DE LOS PGE EN LA SUCURSAL BANCO POPULAR

1. En Favoritos, está la sucursal del Banco Popular y Bancolombia
2. Entrar a Popular
3. Continuar
4. Clave, en digipass digitar el que aparezca en el token y luego en usuarioconectado y verificar que sea igual al segundo del token
5. Transferencias
6. Transferencias ACH
7. Archivo de transferencias
8. Tipo de archivo: pagos
9. Descripción: anotar el nombre de la gerencia a montar: ejemplo castelar
10. Fecha de aplicación: la fecha en que se vaya a aprobar
11. Número de cuenta: la 3578 fondos comunes
12. Tipo de pago: proveedor
13. Examinar
14. Busco el archivo
15. Dobleclick
16. Cargar
17. Cerrar ventana
18. Validar
19. Nuevamente transferencias ACH
20. Transferencias pendientes
21. Ver detalle
22. Vista previa
23. Imprimir
24. Reducir al 90%
25. Poner el valor a mano en cada gerencia
26. Bandeja 2, tamaño carta en reutilizable
27. Se pasa a Luz Bianet para que revise y envíe a la Directora Administrativa
28. Cuando devuelven los pagos aprobados de DAD, seprocede a generar el log del banco, el cual debe pasarse por fax a cada proveedor

NOTA: Cuando los pagos son realizados por Banco Popular, el log sólo se puede revisar al día siguiente después de las 2:00 p.m., si es con Bancolombia se pueden ver de inmediato.
Se hace así:

Nuevamente transferencias ACH
Consulta de transferencias
Solo darle nombre del archivo plantilla
Ingreso el número del PGE,...