acta de junta

Los acuerdos que la junta de accionistas adopte, así como todas las circunstancias relativas a la reunión deben quedar recogidas en el acta que se convierte en el documento decisivo  a partir del cual se puede conocer lo sucedido en la reunión de la junta, se elevan a público aquellos acuerdos que así deban recogerse por ser obligatoria su inscripción en el Registro Mercantil, y permitecontrolar si los acuerdos han sido tomados válidamente. 

Los arts. 113 y 114 de la Ley de Sociedades Anónimas y  los arts. 97 y ss del Reglamento del Registro Mercantil (RRM) contienen el régimen legal relativo a las actas. 

Es al Secretario de la Junta a quien corresponde la elaboración del acta, estableciendo el art. 99.3 RRM que debe ser firmada por dicho cargo con el Visto Bueno de quien hubieraactuado como Presidente de la Junta. Lo más habitual en aquellas sociedades cuyo órgano de administración es un Consejo de Administración es que quienes ostentan estos cargos en el Consejo sean las personas designadas para desempeñar las funciones de Secretario y Presidente de la junta.  Ante la posible falta del secretario y para el caso de que los estatutos sociales guarden silencio a esterespecto, por parte de la doctrina se prevén una serie de reglas:
1. A falta de secretario, es al Presidente a quien corresponde ejercer las funciones. Para los supuestos de ausencia de ambos, y hasta que la junta proceda a designar a alguien para que desempeñe el cargo, se entiende que es el órgano de administrador quien debe velar por el correcto desarrollo de estas cuestiones.
2. Ante un supuestode sustitución del secretario durante el desarrollo de la propia junta, parece que se defiende que cada uno de los secretarios extienda la parte de la documentación  correspondiente al tiempo en que ha ejercido el cargo.
En lo que respecta al contenido del acta, que debe extenderse o transcribirse en el libro de actas correspondiente, el art. 97 del RRM enumera las circunstancias que deberecoger, cuya observación es especialmente importante cuando el acta debe ser la base sobre la que se otorga la escritura pública que contiene un acuerdo que debe inscribirse en el Registro Mercantil, tal es el caso de acuerdos relativos a ampliaciones de capital, modificaciones del objeto social, cambio de domicilio, etc. 

Las circunstancias que, en todo caso, deben reflejarse en el acta son lassiguientes:
1. Fecha y lugar del territorio  nacional o del extranjero donde se hubiera celebrado la reunión;
2. Un resumen de los asuntos debatidos y de las intervenciones de las que se haya solicitado constancia;
3. El contenido de los acuerdos adoptados;
4. El resultado de las votaciones , expresando las mayorías con que se hubiera adoptado cada uno de los acuerdos;
5. La oposición de quienhaya votado en contra, si así lo pide;
6. La aprobación del acta.
Además de estas menciones es importante recordar que la lista de asistentes debe figurar al comienzo del acta o adjuntarse por medio de anejo firmado por el Secretario con el Visto Bueno del Presidente, tal como establece el art. 98 del RRM. El art. 111 LSA establece que antes de entrar en el orden del día se formará la lista delos asistentes, expresando el carácter o representación de cada uno y el número de acciones propias o ajenas con que concurran. Al final de la lista se determinará el número de accionistas presentes o representados, así como el importe del capital del que sean titulares, especificando el que corresponde a los accionistas con derecho de voto.

Una vez elaborada el acta debe procederse a suaprobación y firma, tal como establecen el art. 99 del RRM y el art. 113 LSA.

La aprobación del acta es la conformidad de los accionistas respecto de lo tratado en la junta y reflejado en el documento. La aprobación puede realizarse o bien al término de la reunión por la propia junta , o bien dentro del plazo de quince días  por el presidente y dos interventores, uno en representación de la mayoría y...