Acta De Reunion Del Area De Inventarios

En la ciudad de Bogotá, a los 02 días del mes de Marzo de 2.015, siendo las 07:30 horas, reunidos los integrantes del AREA DE INVENTARIOS Y ALMACEN, se inicia la reunión de trabajo en la sala de juntas, relacionada a los mecanismos, instrucciones y sugerencias que se ejecutarán a partir de la fecha en los respectivos cargos.
1. Teléfonos (extensiones y celular): Deben ser atendidos en toda lajornada laboral debido a que es un punto de constante queja por parte del área administrativa y comercial. El único espacio en que puede no ocurrir es de 12:00 a 13:00.
2. Horarios del área: De 07: 30 horas a 17:00 horas, esto puede variar según el reglamento interno de trabajo (capítulo VI, V y VI), basado en el código sustantivo de trabajo.
3. Ausencias del puesto de trabajo: Deben quedarsustentadas e informadas verbal y escrito.
4. Solicitud de explicaciones: La solicitud de explicaciones por inconformidades en las funciones realizadas, deben quedar por escrito para sustentar evidencia del caso.
5. Generación del Manual de Funciones y Procedimientos: Estos es un adicional de lo que se encuentra en los procedimientos de calidad, ya que cubren aspectos puntuales del cargo yresponsabilidades.
6. Generar planes de contingencia para el cubrimiento de los puestos de trabajo en caso de ausencia o necesidad de apoyo al responsable. Esto va de la mano de la generación del manual de funciones y procedimientos.
7. Funciones pendientes para el siguiente día laboral: Estas labores deben quedar reportadas al correo del jefe inmediato a hoy j.rodriguez@kaika.com.co con copia ainventarios@kaika.com.co o almacen@kaika.com.co en ausencia del jefe inmediato debe ser informado a la Gerencia Administrativa, Sub Gerencia General y Gerencia General. Esto se debe a que si llegase a existir ausencia de alguno de los integrantes, se pueda apoyar su labor.
8. Comunicación: Debemos estar informados de todos los asuntos relacionados con Inventarios y Facturación.
9. Recepción y alistamiento deequipos cercanos a la hora de almuerzo: Cuando sean casos puntuales donde halla esta coyuntura especial y uno de ellos amerite el apoyo, se debe informar con anterioridad, para poder coordinar la ejecución efectiva.
10. Productos dentro del almacén (ubicación y existencias): El control es de doble intervención, tanto Almacenista, Auxiliar de Almacén y Coordinador de inventarios, deben estarenterados de las existencias en el almacén y su respectiva ubicación.
11. Códigos de barras: A partir del 06 de Enero del presente año, se comenzó la estructuración de códigos de barras para las existencias, sin importar tamaño, rotación o edades. Por lo tanto, todo producto debe tener código de barras, de no tenerlo, debe informarse para su respectiva homologación frente al registro del fabricante. QuedaAclarado que no generamos códigos de barras, únicamente reproducimos el de fabricante para efectos de control.
12. Impresora de código de barras: A partir de la fecha queda bajo responsabilidad del coordinador de inventarios, la reproducción del código de barras desde la impresora que se le asigna para dicho propósito. Por lo tanto, las existencias, deben contener dicho código.
13. Pedido concódigo de barras: Debe generarse etiquetas para todo producto ingresado a existencias.
14. Recepción y etiquetado de producto con código de barras: Es responsabilidad conjunta del Almacenista, Auxiliar de Almacén y Coordinador de Inventarios, verificar que toda existencia, goce de su respectivo código de barras.
15. Los códigos de barras entregados con anterioridad por el Jefe inmediato, deben quedaren los productos antes de medio día de la presente reunión.
16. Ubicación digital de existencias: A partir de la fecha, las existencias tienen una ubicación digital (listado de ubicación), para el caso de Micro y Taller micro, este listado existe y la entrada a existencias debe quedar con la ubicación igual o cercana de las similares, es decir, que al momento de recibir pedidos, deben quedar...