ACTA DE REUNION N0 4


FECHA: 22 DE OCTUBRE DE 2014

HORA DE INICIO:
16:00

HORA DE FINALIZACIÓN:
18:00
ASISTENTES
NOMBRE
CARGO
FIRMA
LILIANA CAICEDO

SUPERVISOR DE CARTERA

JESSICA TAMAY
COORDINADOR FINANCIERO

GESSY GUERRERO
GERENTE ADM. FINANCIERO

Acta N0. 4


1. Temas a revisarse:
Ítem
Información para la revisión
Observaciones
1
REVISION DE CARTERA
Se realizó una revisión general de la carteratomando en cuenta principalmente los aspectos por los cuales no se ha podido dar de baja facturas del año 2013
Planes de acción
Acciones
Responsable
Recurso
Plazo
Se realizó el levantamiento de ACPM para corregir y eliminar las causas de las no conformidades, (5.6.3 a y b)
Representante de la Dirección
Gessy Guerrero
Tiempo
10 marzo de 2014
Cumplido
Difusión de documentos La dirección debeasegurar que se establezcan los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización, (5.5.3). Se realizó la difusión de los documentos que sufrieron cambios, tanto de Agencia de Carga como de Depósito Temporal.
Revisión por la dirección La alta dirección debe revisar el sistema de gestión a intervalos planificados para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia. (5.6.1). Serealizó una reunión con los coordinadores de área para establecer los nuevos objetivos para el año 2014, revisar los resultados de la auditoría y la calificación de proveedores.
Mejora Continua la organización debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad de la eficacia del sistema. (8.5.2; 8.5.3). Se realizó una reunión con los coordinadores de área paraestablecer la importancia de levantar acciones correctivas cuando se detecten no conformidades.
Control de Documentos y Registros los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión deben controlarse. (4.2.4). Se realizó la difusión del Proceso de Control de Documentos y Registros.
Producción y prestacióndel servicio la organización debe planificar y llevar a cabo la producción y prestación del servicio bajo condiciones controladas. (7.5.1,d,e). Se realizó la revisión del sistema de control biométrico para el control de acceso a depósito temporal.
Se realizó la evaluación de los proveedores, estableciendo que han cumplido con los parámetros de la evaluación.


Coordinadores de cada áreaCoordinadores de área


Coordinadores de área



Todo el personal



Coordinador de Depósito Temporal / Ejecutivo de Compras

Tiempo




Tiempo


Tiempo



Tiempo



Tiempo, Recurso Económico


14 de marzo 2014 Cumplido



17 de marzo de
2014


24 de marzo de 2014 Cumplido



17 de marzo de 2014 Cumplido


8 de mayo de 2014 Cumplido



Ítem
Información para la revisión
Observaciones
2Retroalimentación del cliente
Se realizó la encuesta de clientes por parte de Myriam Toro Coordinador de Comercialización y Dayana Huertas Coordinadora de Agencia de Nacionalización, estableciéndose algunas quejas, para las cuales se levantaron las respectivas ACPM, de las cuales ya se han tomado medidas correctivas.
Planes de acción
Acciones
Responsable
Recurso
Plazo






Ítem
Información para larevisión
Observaciones
3
Desempeño de los procesos y conformidad del servicio
De acuerdo a la revisión de los procesos se ha determinado que existe conformidad en los mismos, aunque cabe recalcar que ya no se cuenta con el área de transporte ya que se tuvo que crear una nueva empresa para esta línea de negocio. Una vez revisados los balances se puede determinar que existe crecimiento en lasventas, debido a la capacidad instalada de las nuevas instalaciones, se proyecta un incremento de un 15% en las ventas.

Planes de acción
Acciones
Responsable
Recurso
Plazo










Ítem
Información para la revisión
Observaciones (Evaluación del Servicio no conforme)
4
Estado de las acciones correctivas y preventivas
Una vez revisadas las acciones correctivas y preventivas, se determinó...