acta

A continuación hago un resumen de la estructura del ejemplo de acta de reunión:

1. Contexto de la reunión: sección para documentar el contexto en la que se celebró la reunión, cuándo se realizó, cuánto duró (de qué hora a qué hora), que personas asistieron, dónde tuvo lugar, etc. A veces puede tener sentido en esta sección hacer constar explícitamente la ausencia de algún asistente convocado,al estilo: ”Escusa presencia el Sr. Fulanito por motivos los que sean”.
2. Orden del día de la reunión: sección para enumerar los puntos tratados durante la reunión y que más adelante se describirán en el acta de reunión. Viene a ser cómo un índice del documento. Idealmente los puntos del orden del día que se hace constar en el acta debería ser muy similar a los puntos del orden del día que sehubiera acordado previamente a la reunión. A veces lo que ocurre es que se deben añadir puntos en el acta respecto al orden del día previo a la reunión porque algún asistente saca a colación otros temas y se debe documentar lo más relevante de cada uno de los temas. Sea como sea, en esta sección deberían constar todos los puntos que se han tratado durante la reunión.
3. Revisión y aprobación delacta de reunión anterior: sección para documentar formalmente la revisión del acta anterior. Lo ideal es que el acta de la reunión anterior se apruebe en su totalidad, quizás con alguna observación menor pero que se apruebe. Si durante el proceso de revisión del acta algún asistente realiza alguna enmienda o observación se puede hacer constar, al estilo: “se aprueba el acta anterior con lassiguientes enmiendas”. Depende de las enmiendas puede tener más o menos sentido realizar una nueva versión del acta anterior, con las modificaciones acorde a las enmiendas. Lo importante es que entre los asistentes quede claro lo que se ha acordado y cada cual sabrá el grado de meticuloso que se debe ser. A la hora de revisar el acta de reunión es importante tener en cuenta lo que pasó y se dijo durantela reunión, no lo que debería haber pasado o lo que se debería haber dicho.
4. Seguimiento y actualización del estado de las tareas en curso: sección para tratar el tema del seguimiento de tareas. Hacer constar lo más relevante de las tareas que se hubieran identificado en anteriores reuniones. Si no hay nada relevante a destacar, pues nada, se deja vacío. Pero siempre hay algún detalle de latarea, alguna observación que merece la pena hacer constar. Al final del todo del acta hay dos anexos, uno con el listado de tareas identificadas durante la reunión y otro con el listado de tareas identificadas en anteriores reuniones con su estado (finalizada/pendiente). Pues bien, la idea es utilizar esta sección para hacer un “zoom” de alguna de las tareas del anexo 2.  De nuevo esta seccióntendrá más o menos sentido dependiendo del tipo de reunión y proyecto que tengas entre manos, pero vaya, supongo que es raro que se hagan reuniones con asiduidad y todos los asistentes salgan “invictos” sin ninguna tarea de deberes. Otro tema es que en determinados proyectos es imprescindible trabajar con un plan de proyecto (project plan) potente, con todas las tareas, hitos, dependencias entre tareas,responsables de cada tarea, etc. Y gestionar esto vía acta de reunión sería poco práctico. Pero lo que sí tiene mucho sentido es que si se reúne el gestor de proyectos de la empresa proveedora con su homólogo en la empresa cliente para revisar el grado de avance del proyecto mediante un super-plan de proyecto pues se documente en el acta la tarea que se ha pactado entre las partes. En el actatendría sentido documentar la entrega de una nueva versión del plan de proyecto con todo lo comentado en la reunión antes de tal fecha, por ejemplo.
5. Puntos de desarrollo específico de temas: puntos específicos para desarrollar cada uno de los temas tratados. Los temas dependerán de cada reunión. Es importante documentar los acuerdos a los que se ha llegado para cada tema, documentar las tareas...