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ACTA DE REUNION
ACTA N°06
20 DE MAYO DE 2013



Asunto: EQUIPO DE GESTION EXTENSION UNIVERSITARIA-PREMIO 2010-2011

Lugar: casa 162 Dirección de Extensión Universitaria Elaborada por Margarita Ruiz Correa

Hora de Inicio 2:00 p.m. Hora de Finalización 5:30 p.m.

Asistentes: Alexander Correa Espinal, Líder Macro Proceso
Noralba Bustamante B., Coordinadora Equipo
Clara CeciliaDíaz Londoño, Gestora
Paula Andrea Guerra Mejía, Gestora
Gloria Margarita Ruiz Correa, Gestora
Diana Marcela Castaño Serna, Gestora

Invitados: Cesar Pastrana Corredor, Contador
Luz Estela Ramírez Bayona, Revisora Fiscal

ORDEN DEL DIA:
1. Lectura y aprobación del acta anterior.
2. Macro proceso y SIMEGE electrónico.
3. Planes de mejoramiento de cada puesto de trabajo y mejoramiento delservicio.
4. Varios.

DESARROLLO:
1. Lectura y aprobación del acta anterior: Se envió previamente el acta a todos los asistentes, se sugiere complementar algunos aspectos
2. Macro proceso y SIMEGE electrónico: Noralba Bustamante Betancur, coordinadora del equipo inicia la reunión comentando las particularidades de la capacitación del SIMEGE electrónico, da cuenta de la complejidad del manejoaplicativo.
Con respecto a los avances del Macro proceso advierte que se hicieron algunas observaciones desde la sede Bogotá, el avance de este debe estar listo para febrero. Por el momento no se han dado lineamientos desde SIMEGE con respecto al reciclaje y al manual de servicio, con respecto al SIPLO se logró ingresar toda la información, excepto la correspondencia de Unidad de GestiónTecnológica por que no fueron creadas las políticas.
El profesor Alexander Correa Espinal, Director de Extensión Universitaria informa algunos de los temas tratados en la reunión del Nodo Gestor:
Presentación del marco proceso de las áreas de bienestar, comunicaciones y laboratorios
Implementación de talleres de atención al cliente y calidad del servicio, competencias gerenciales y construcción demodelos mentales asociados al premio SIMEGE 2010-2011, la fecha de estas actividades está por definirse.
Próximo lanzamiento de la compañía de “sabias que”. Asociada al premio SIMEGE.
Presentación de un sub-proyecto de seguridad ambiental.

3. Planes de mejoramiento de cada puesto de trabajo y el mejoramiento del servicio: Como compromiso de la reunión anterior cada uno de los miembros delequipo debía exponer en esta reunión cuales son las acciones que desde su puesto de trabajo ha implementado para mejorar su desempeño y proponer acciones que conduzcan a la satisfacción del servicio, a continuación lo señalado por cada uno de ellos:
Clara Cecilia Díaz, secretaria de la Dirección de Extensión manifiesta que se debe realizar una encuesta de satisfacción del servicio para que losusuarios puedan brindar sus aportes y sugerencias en cuanto al desempeño de los funcionarios teniendo en cuenta los siguientes criterios: atención, información, buen trato e instalaciones locativas, ello para determinar si la gestión de empleados de la oficina cumple con las expectativas del usuario.
Las acciones en su puesto de trabajo incluyen: “Mejorar el orden, cuando se tengan dudas consultarpara evitar subministrar información errada, mejorar la comunicación. Y por último, como propósito: dedicar media hora a descargar los registros en la planilla para mantener actualizado este formato.

Paula Andrea guerra, contratista, afirma que en cuanto a la mejora del puesto de trabajo elaboro una lista de chequeo de cada documento que elabore para evitar reproceso, dispuso el presupuesto de losproyectos a la vista de todos los miembros de EG para que en su ausencia cualquiera de ellos pueda tener acceso a esa información, además elaboro un cuadro de control de actividades, y afirmo que se están adelantando reuniones periódicas para monitorear el avance de los proyectos , además estuvo ordenando mucho el escrito, evitando torres de papel y el uso de papeles pequeños para tomar notas....