Activiadad 1

1. ADMINISTRACION DOCUMENTAL |
LUZ AIDA MONTAÑEZ |

Seentiende por gestión o administración documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación deinformación, eliminar documentos innecesarios y asegurar la conservación indefinida de los documentos importantes, aplicando principios de racionalización y economía.
La gestión de los documentosresultantes de la actuación de las administraciones es una necesidad constante a lo largo de la historia, al ser éstos el soporte de la información producida y utilizada por las mismas. Su importancia sederiva del hecho de que la seguridad jurídica de cualquier ente se basa en la información contenida en los documentos administrativos. La administración o gestión documental es considerado un procesoarchivístico sistemático encaminado al eficiente, efectivo y racional manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde   su origen hasta su destino final, con el  objeto de facilitar su producción, trámite, clasificación, ordenación, descripción,  utilización y conservación.
La adecuada gestión de los documentos es una necesidad en cualquier organización, ademásde ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad detrasladar los documentos. La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamentesituaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. El mundo empresarial actual se enfrenta al desafío que implica manejar de manera...