Actividad 1 Adm documental








ACTIVIDAD SEMANA 1
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
EN EL ENTORNO LABORAL


SANDRA MARCELA MONTAÑO PELAEZ
APRENDIZ-SENA VIRTUAL
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.

SENA
AÑO 2014









TALLER DE REFUERZO UNIDAD 1 Y UNIDAD 2 (OPCIONAL)
PROGRAMA: GESTION DOCUMENTAL
Este es un taller de refuerzo para complementar el taller No. 1. Si le dificulta realizar el primerTaller puede enviar sólo este o envías los dos. (es opcional )
Basado en el material de estudio que lo encuentra en el enlace Materiales del Programa en la carpeta Materiales de formación basado en el tema I: Generalidades de la Administración documental y tema II: Fundamentos básicos de Administración Documental, Responda las siguientes preguntas:
1. Qué es el proceso administrativo y mencione conel significado los 4 elementos (tema Unidad 1)
Es la secuencia de acciones y operaciones lógicas, que apoyado en 4 elementos generan resultados óptimos en el desarrollo de la función
a. Planeación: Aquí se relacionan todas las actividades que se pretenden desarrollar con el fin de cumplir con los objetivos propuestos.
b. Organización: Aquí se ejecuta orden y secuencia de actividadescontundentes al logro de la planeación.
c. Ejecución: Aquí se observa el ejercicio de las actividades propuestas y organizadas.
d. Control: Aquí se evalúa el cumplimiento de las actividades trazadas en la planeación .

2. Cuál es la clasificación de los Archivos con sus conceptos. (tema unidad 2)
Se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que presenta la tabla deretención documental.
a. Según la Organización:
De acuerdo a la jerarquización y composición de la entidad.
Archivo Centralizado: Cuando una sola dependencia controla la documentación de la organización.



Archivo descentralizado: es el que lleva cada una de las dependencias, es independiente del proceso archivístico
Archivo descentralizado con control descentralizado: la información lo llevacada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado: se maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central.

b. Según su uso:
De acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales, según requerimiento de laorganización.
Archivo activo: Está compuesto por documentos del año actual o años anteriores que se encuentran en proceso de tramitación.
Archivo semi activo: Son los documentos que varían en su período de conservación y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son documentos con durabilidad perpetua en el período de conservación, de acuerdo con las disposiciones legales, fiscales, comerciales ohistóricas.

c. Según su ciclo vital:
De acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las cuáles veremos a continuación.
Archivo de gestión: son todos los documentos que se encuentran depositados y están sujetos a consulta administrativa por toda la organización
Archivo central: Son todos los documentos que han sido transferidos de todas las dependencias su consulta no esfrecuente, pero tienen vigencia.
Archivo histórico: Son los documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.

d. Según su naturaleza:
Se clasifican de acuerdo al tipo de la entidad que realice el proceso de archivo.
Archivo público: son todos los documentos que pertenecen a las entidades públicas.


Archivo privado de interés público: Son los documentosque por su valor histórico, científico, cultural son de interés público.
Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.

3. Cuáles son las cualidades del archivista con sus conceptos. (tema unidad 2)

Orden: Método para organizar elementos y documentos, así permitiendo ejercer control y ubicación fácilmente .
Responsabilidad: Es tarea de dedicación...