Actividad 2 Sena

ADMINSITRACION DOCUMENTAL - 335033










OSCAR DAVID CASTILLO VELASCO












27 de septiembre de 2012














ACTIVIDAD No.2
VOCABULARIO ARCHIVO




EXPEDIENTE: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

FOLIACION: lanumeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, sub sección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo. Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez quela clasificación y la ordenación sean definitivas.

FOLIO: la numeración individual de cada documento Cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentos similares. Esta numeración individual recibe el nombre de folio.

SECCIÓN DOCUMENTAL: Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes unidades orgánicas o dependencias de laMunicipalidad Provincial. Ejemplos: Alcaldía, Gerencia Municipal, Secretaría General, Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Planificación, Registro Civil, Jefatura de Personal, Tesorería, etc.

SERIE: División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma deprocedimiento, se refieren a un tema específico.

FONDO DOCUMETAL: Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institución pública o privada en el ejercicio de sus actividades. Ejemplos: Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Gobierno Regional de Madre de Dios, Instituto Nacional de Cultura, Municipalidad Provincial de Tahuamanu, etc.

TIPO DOCUMETAL: Son las unidades deinformación contenidas en los documentos. Se clasifican en: Simples y Compuestos

ARCHIVO DE GESTION: es comúnmente conocido como el “archivo de oficina” y está bajo la responsabilidad y manejo directo de cada dependencia o unidad administrativa de una institución. Este archivo está formado por la documentación producida recientemente, es decir, la que se está aún tramitando, así como también lade uso frecuente dentro de cada dependencia. Tiene plena vigencia jurídica y administrativa.

ARCHIVO HISTORICO: Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.

EXPURGO: Significa eliminar o depurar para organizar en gestión deadministración documental

FRANQUEADORA: Maquina que imprime el valor del franqueo en una etiqueta o directamente sobre la carta.
ORIGINAL: Documento producido directamente sin ser copia de otro.

PLAZO PRECAUSIONAL: Es el plazo en que los documentos se conservan con el objeto de responder a reclamaciones administrativas y servir de antecedente a otro documento.

PRECLUSION: Principioprocesal por el que por el que un acto carecerá de validez cuando se realiza fuera del plazo o momento procesal que marque la ley.

FACSIMIL: Reproducción o copia exacta de un dibujo manuscrito, etc. copia de un documento enviada desde una máquina de fax a otra por medio de líneas telefónicas.

CONSERVACION: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridadfísica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

MINUTA: Registro oficial de lo que se dijo y se hizo en una reunión, borrador o extracto de un documento que se hace anotando los puntos principales que serán utilizados en su redacción fina

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL: Es el conjunto de normas y actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de...