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SENA





COMO SE CLASIFICA LA DOCUMENTACION PARA HACER LOS PROCESOS DE ORDENACION Y DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL EN LAS ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS



Elaborado Por:
ANA MARIA GÓMEZ CANO



CURSO: Organización Documental en el Entorno Laboral
TUTORA: SILVIA MARIA TURIZO MORENO



Bogotá, D.C., Junio 25 de 2014



INTRODUCCIÓN

El esfuerzo de este trabajo, estáorientado a acercar la ciencia archivística a las nuevas tecnologías, apoyándose en las modernas herramientas pero sin pretender que su mera existencia resuelva todas las necesidades.
Estableciendo lineamientos generales para la administración de los documentos y servir como instrumento de guía y orientación en el manejo de los documentos, así mismo facilitar un efectivo manejo documental, archivístico yde los demás temas relacionados con la gestión documental, que sean necesarios durante el desarrollo de las actividades diarias de las entidades.

















OBJETIVO

Indicar como se clasifica la documentación para hacer los procesos de ordenación y descripción documental en las entidades públicas y Privadas

DEFINICIONES

Archivo: Es el conjunto de documentos, seacual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión dela entidad respectiva, cuya consulta no estan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta osolución a los asuntos iniciados.
Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medioutilizado.
Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Unidad productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegana las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Depuración: Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión.Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones
Documentos de Apoyo: Esaquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben serdestruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia
Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o...