ACTIVIDAD 3

ACTIVIDAD 3
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL




DIDIER HERNANDO RODRIGUEZ OROS





Tutor:
GUSTAVO ADOLFO ARIZA CHARRIS











SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
CURSOS VIRTUALES
EL YOPAL-COLOMBIA
2014
TABLA DE CONTENIDO



1. Escribir la reflexión realizada acerca del video acuerdo 060.
2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la actividad decontextualización.
3. Información recopilada de la empresa que podía ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.
3.1. determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.
3.2. teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?
3.3. Mapaconceptual.
4. Los aportes realizados en el foro temático.
4.1. ¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las comunicaciones internas y externas?
4.2. En relación con la normatividad e información expuesta en las lecturas sugeridas en la actividad de contextualización, mencione dos aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que selecciono en la actividad de apropiación.1. Reflexión del video acuerdo 060.

Este video representa los pasos a seguir en la recepción interna de los documentos donde se puede evidenciar que se cuenta con personal debidamente capacitado para esta actividad, se conocen las normas y procedimientos a seguir, se cuenta con la infraestructura física y tecnológica para el manejo de las comunicaciones de manera sistematizada y físicade la empresa como lo es la universidad del cauca que cumple con las normas que se establecen para la administración documental, como se evidencio el proceso del manejo de la documentación de manera interna y externa y se clasifico de manera correcta como se evidencio en el video.

2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la actividad de contextualización.

Lasfirmas en los documentos deben ser de las personas autorizadas.
En cuanto al control que se debe llevar es por medio de planillas totalmente fundamentadas por las normas técnicas, donde se deben conservar la integridad de los documento para tener un buen fluido en las comunicaciones.
La correspondencia no debe ser registrada y será entregada a la persona correspondiente con la que llega ya que se tratade un documento privada.
Se muestra el proceso de la gestión documental, en una ventanilla única obteniendo una radicación en la recepción.
Como establecer los lineamientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas, que cumplan funciones públicas, para el cumplimiento de los programas de gestión documental como tener un horario establecido para laatención al público.

3. Información recopilada de la empresa que podía ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.

La empresa que escogí fue el EJERCITO NACIONAL lugar donde laboro:

Se verifica el documento de manera detallada revisando los datos más importantes como la fecha, el número del documento, anexos y las respectivas copias para el recibido.
Después dehaber de realizado la revisión, se procede a recepcionar el documento, donde se consigna en una planilla de recepción donde se registran los datos más relevantes y contemplados tanto para la comunicación interna y externa de la institución.
Por último se entrega el recibido de la documentación a la persona que trajo el documento.
Luego la persona encargada de la recepción de los documentosprocede a clasificarla en los casilleros, para luego hacerla llegar a las secciones u oficinas correspondientes al documento.

3.1. Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

La comunicación se genera de las dos maneras tanto interna como externa ya que se reciben los documentos de la entidad se clasifican y se envían a las respectivas dependencias con el fin de dar trámite...