actividad 4 jose mauricio

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJES SENA
DIEGO DAVID YOMAY RAMIREZ
EDUARDO ANTONIO COGUA CORREDOR
FICHAS: 811546-811533
PRESENTADO AL INSTRUCTOR: JOSE MAURICIO VARGAS
GESTION DOCUMENTAL
2015
Investigue el concepto de TVD importancia e instructivo de diligenciamiento
Concepto: En el cual se puede elaborar el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo depermanencia en el archivo central, de acuerdo con su tipologia documental, asi como su disposicion final.
Importancia:
Para la administración:
Permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fases.
Señalan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminarse los documentos.
Sirve de guía a la administración yal área de archivo para realizar las transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente.
Garantiza el derecho a la información.
Favorece una adecuada selección documental.
Permite la adecuada conservación de los documentos de valor histórico.
Racionaliza recursos y espacios.
Para el desarrollo de la labor archivística:
Contribuyen a la organización de los fondos acumulados.Disminuyen racionalmente el volumen documental.
Permiten identificar los asuntos o series que tramitan o tramitaron entidades actuales y aquellas que fueron suprimidas, fusionadas o liquidadas.
Reglamentan el tiempo de retención en la segunda etapa del ciclo vital.
Señalan la documentación que se debe seleccionar y orientan sobre el tipo de muestreo que se debe aplicar.
Registran los criteriosque se deben aplicar en la selección documental.
Identifican la documentación de valor histórico o permanenteque debe conservarse totalmente.
Promueven la protección y conservación del patrimonio histórico documental de la institución.
INSTRUCTIVO:
ENTIDAD PRODUCTORA: Debe anotarse el nombre de la entidad o razón social de la entidad que produjo los documentos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Deberegistrarse el nombre de la dependencia que produjo la documentación en ejercicio de sus funciones.
CODIGO N°: Se registrará el código que identifica tanto a la oficina productora como el asunto o la serie.
ASUNTO O SERIE: Debe anotarse el nombre de los asuntos o de las series tal y como aparece en el inventario.
RETENCION: Debe registrarse el tiempo en años, que debe permanecer la documentación enla fase de archivo correspondiente.
DISPOSICION FINAL: Debe señalarse para cada asunto o serie la opción correspondiente de disposición final según lo indique el resultado de la valoración, marcándola con una equis (x).
CONSERVACION TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente; es decir, los que tienen por disposición legal o los que por sus contenidos informan sobre elorigen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
ELIMINACION: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal ofiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la cultura.
MICROFILMACION: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.
2. Elabore un cuadro comparativo entre las diferencias entre tablas de valoración documental y tablas deretención documental.
TRD TVD
Compilacion de la informacion institucional
Disposicion legales
Creacion
Supresión, reestructuraciones
Organigrama actual
Estructura interna de la entidad
Funciones de las oficinas productoras y los procedimientos
Identificacion de las unidades documentales
Analisis de la produccion y tramite documental
Definicion de valores primarios y secundarios
Conformacion...