ACTIVIDAD 4

ACTIVIDAD No 4

3.1 ACTIVIDAD DE REFLEXION INICIAL

Una vez indagado en la empresa para la cual trabajo y con base en mi experiencia laboral el comité de archivo está conformado por
Teniendo en cuenta que la Constitución Política de Colombia en su artículo 74, establece que Todos los ciudadanos tienen derecho a acceder a los documentos públicos, con excepciones de los casosque establezca la ley.
Que la Ley 80 de 1989, por medio de la cual se creó el Archivo General de la Nación, establece entre sus funciones la de promover la organización y el Fortalecimiento de los archivos del Orden Nacional Departamental, Municipal y Distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del Patrimonio Documental.
Que el Articulo 10de la Ley 594 del 2000 expresa la Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.
Para el Comité Interno de Archivo. Las entidades territoriales en los departamentos, distritos y municipios estableceránmediante acto administrativo, un Comité Interno de Archivo cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.

Conformación del Comité Interno de Archivo. El ComitéInterno de Archivo de que trata el artículo 14° del-presente Decreto, estará conformado de la siguiente forma:
1. El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá;
2. El jefe o responsable del Archivo o del Sistemade Archivos de la entidad, quien actuará como secretario técnico.
3. El jefe de la Oficina Jurídica;
4. El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente;
5. El jefe ó responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información.
6. El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gestión.
7. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quientendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces.
8. Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros).

En las entidades donde no existen taxativamente los cargos mencionados, integrarán elComité Interno de Archivo quienes desempeñen funciones afines o similares.
Funciones del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de Archivo en las entidades territoriales tendrá las siguientes funciones:
1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística.
2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.
3. Aprobar lastablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro.
4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para elefecto cree el Archivo General de la Nación.
5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de Io Contencioso Administrativo.
6. Aprobar el...