Actividad Aprendizaje 1

1. Reflexión sobre el video:
La Administración Documental es indispensable en la empresa tanto para la reducción de costos como para el buen manejo de la documentación y de la Producción Documental como tal, empleando la administración u organización de archivo será más asequible los archivos de la empresa y una mejor organización documental a nivel empresarial.

2. Basado en la terminología delproceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
Empresa: CENTRAL DE ABASTECIMIENTOS DEL VALLE DEL CAUCA S.A (CAVASA).

Funciones:
1. VENTANILLA UNICA
Se realizan actividades como recibo, radicacióny distribución de la correspondencia (despachada y recibida) por la Central de Abastecimientos del Valle del Cauca S.A. “CAVASA”, los cuales se revisan, verificando que sean para la Empresa o alguno de sus empleados, además de que los datos estén completos (dirección exacta, teléfono, nombre del destinatario, datos del remitente), la correspondencia se abre y se verifican firmas, anexos (sivienen), se firman las guías con sello especial con el que se deja constancia de la fecha, hora y nombre claro de quien recibe, éste sello no implica aceptación por parte de la Central. Para el recibo de correspondencia personal se debe contar con el respectivo permiso por parte de los directivos.
Paso seguido se procede a realizar la radicación, para el caso de la correspondencia recibida, que es unnúmero que consta de seis dígitos junto con éste consecutivo va un sello que dice “Digitado base de datos” y se procede a la automatización (que se realiza con la ayuda de un software que nos exige datos del documento como: consecutivo de radicación, fecha del documento, fecha de recibido del documento, remitente, cargo del remitente, asunto, destinatario, entre otros) y la digitalización, despuésde esto se entrega al destinatario.
Para la correspondencia despachada se radica (consecutivo de seis dígitos) se separa una copia que va para el Consecutivo de Correspondencia Despachada, y las restantes se devuelven al Gestor para que organice el documento a despachar y lo remita nuevamente a la Unidad de Correspondencia para programar el despacho por parte de la mensajería interna de laEmpresa.
La Central cuenta con un Instructivo de Producción Documental, en el que se socializa: tipo de letra, tamaño, márgenes, forma cómo se debe despachar un documento, tipos de documentos (cartas, memorandos, comunicaciones internas, circulares, actas, etc.) establecidos por la Empresa; Documento que no cumpla con estos requisitos es devuelto antes de ser radicado para corrección por parte elGestor.
2. CONSULTA Y TRAMITE
Los documentos que se generan o que ingresan a la Central son enviados al respectivo Gestor para que surta los trámites administrativos correspondientes, para el caso de la correspondencia recibida deberá quedar constancia del recibido por parte del destinatario, fecha, hora y nombre claro. Cuando algún documento es requerido por algún área, y éste se encuentre el ArchivoCentral; Para realizar la Consulta se cuenta con los elementos necesarios de la descripción archivística, para dar solución a los requerimientos. La consulta se realiza mediante alguna palabra clave del documento a consultar en el software utilizado para la automatización, el cual nos va a dar el número de radicación y así poder ubicarlo de manera rápida. Cuando el requerimiento lo realiza unárea diferente a la Gestora, el usuario debe contar con un permiso por parte del Gestor para poder entregar el documento. La unidad de correspondencia cuenta con un área para realizar la consulta, ya que la salida de documentos es restringida si no se cuentan con los permisos.
3. INVENTARIO DOCUMENTAL
Se diligencia el Formato Único de Inventario Documental “FUID” a tipos documentales en los...