Actividad Archivo Semana Uno

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.


1. Consulta en otras fuentes bibliográficas (Internet, libros, documentos del área) y amplía el concepto de Administración Documental.

La Administración Documental nos enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupo de documentos con el propósito de lograr eficiencia facilitando su utilización y conservación alo largo de su ciclo de vida.
Teniendo en cuenta la importancia que tienen los documentos dentro del desarrollo social, económico, histórico y cultural de cualquier organización y de la misma sociedad, se hace necesario crear metodologías y técnicas que garanticen un manejo racional de la información como fuentes de conocimientos, que a su vez nos permita garantizar la conservación de estos yconvertirlos en herramientas eficaces que nos ayuden a alcanzar el éxito en la ejecución de las actividades propias de la entidad.
La administración Documental se considera un proceso Archivístico sistemático encaminado al eficiente, efectivo y racional manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad a lo largo de su vida institucional, desde su origen hasta su destinofinal, todo esto con el objeto de facilitar su producción, tramite, clasificación, ordenación, descripción, utilización y conservación si es el caso de su disposición final. La Administración Documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, tramite, selección y disposición final de los documentos, con el propósito de lograr eficiencia en el manejode los mismos evitando la acumulación indiscriminada de documentos que obstruyen el uso adecuado de la información, obstaculizando muchas veces el proceso de consulta y en vez de ofrecer soluciones el archivo se convierte en la pesadilla de los funcionarios, por lo que conlleva a que se presenten costos adicionales en cuanto al recurso humano, eso sin dejar de lado los inconvenientes legales quepuede generar la mala administración de la información.
2. A partir de la consulta:
Establecer los objetivos que debe perseguir la administración documental
 El principal objetivo de la Administración Documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.
 Proporcionar la información a los usuarios en el tiempo y la forma oportuna, si no se hace,perderá valor como instrumento a hora de la toma de decisiones.
 Utilizar un leguaje concreto y específico pues esto permitirá una rápida interpretación de la información.
 Relacionar los criterios técnicos, es decir, estos deben ser semejantes en las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, cifras o códigos que se van a utilizar.
 Proporcionar información específica y adecuadade los documentos que se requieren, esta debe ser distribuida en cantidad y calidad.
 Garantizar en forma permanente la conservación de los documentos que se archivan.
 Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
Otros objetivos específicos son:
1. Conservar la memoria corporativa.
2. Contribuir a la toma de decisiones.
3. Incrementar la eficienciaorganizacional
4. Apoyar a las investigaciones y procesos legales.
5. Racionalización y normalización de la documentación.
6. Manejo integral de la información.
7. Evaluación y valoración de documentación.
8. Simplificación de trámites.
9. Normalización de tareas archivísticas.
10. Modernización administrativa.
11. Universalización de la información.


ENSAYO IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIONDOCUMENTAL

Con el paso de los años se ha podido evidenciar como va cambiando la humanidad gracias a la evolución en todos los campos, bien sea en las comunicaciones, redes de voz y datos, domotica vehículos o medios de transporte, medios de educación, etc. Pero el mayor avance singularmente o más significativo son las redes informáticas, las cuales han dado paso de manera muy importante gracias al...