ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 1

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 1
Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Descripción:
Además de conocer conceptos relacionados con Administración Documental en la Archivística, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos de la AdministraciónDocumental en la Archivística, es momento que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio:

Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas queconstituyan la empresa.

La empresa que se toma es una oficina de recursos humanos, con lo que corresponde en el manejo del personal que labora, al manejo de todo tipo de documentos por lo tanto se tiene que tener un archivo con todos los datos y documentos de dicha área,

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:

Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Funciones:
Las funciones documentales buscan que elproceso administrativo sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son:

Control: Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a: La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del área. La selección de lostipos de papeles a usar según la conservación documental, La definición de la Información contenida en los formatos y su uso. La disposición final del documento. La definición de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales.
Mantenimiento: Cuando en la administración documental se habla de mantenimiento, puede serentendido como el cuidado, la actualización del documento en físico o del medio electrónico en el cual ha sido guardada la información y el lugar en el cual se conserva la información documental. Es decir, que no sólo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino también las condiciones que hace que éste se preserve. Según la clase de documentos pueden tener cierto tiemposegún las reglas de cada empresa como en este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones, primas. Personal de nómina, personal de contrato y la información en medios magnético.

Almacenamiento de documentos: Esta función consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en un lugar adecuado segúnunas condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político, histórico y cultural dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la empresa se maneja información muy valiosa donde clientes internos presenta su hoja devida con toda su información que esto debe es reservado y se tiene una ética como profesional con respeto y algo confidencial.

Descarte de documentos (comité) En algún momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los años, ya que empiezan a perder sus condiciones físicas y su importancia textual. Los documentos que se identifican como...