Actividad Semana 1

Curso virtual: Administración Documental

Tutor: Elimar López Amaya

Aprendiz: Sandra Milena Romero

Actividad: No 1

Tema: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, esel conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.
Muchos obvian el significado de documento en papel, piensan que los documentos en soporte papel son simplemente basura que acumulan las empresas por obligación y no se dan cuenta del valortrascendental en la toma de decisiones que tienen estos. Por estos motivos creo que el papel del archivista o archivero en Colombia se toma en segundo plano, por tal motivo las empresas no se preocupan por capacitar a sus archiveros y es cuando se presentan los factores de error. Esta claro que hoy hay muchas tecnologías para la conservación de documentos y que tiene que estar presentes en la administracióndocumental, pero no se debe perder el significado de documento en papel.

OBJETIVOS

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
4. Garantizar en forma permanente laconservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.
5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.
6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan.
7. Consolidar toda la información de una empresa en único lugar, para almacenarla, clasificarla, organizarla y darle seguridad, para lograr con mayor rapidez, la calidad de la empresa.
8.Conservar la memoria corporativa, de esta manera la empresa puede seguir un proceso productivo y seguro.
9. Contribuir a la toma de decisiones, los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para las decisiones futuras.
10. Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos de gestión de calidad.
11. Incrementa la eficiencia organizacional, la informacióndebidamente almacenada ofrecen una ganancia en tiempo de búsqueda.
12. Los elementos almacenados y ordenados son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

ENSAYO

¨EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL¨

Historia
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientasmanuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Másrecientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.

Objetivo
El objetivo principal de la Administración documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio. De esta manera,las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización Y los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.

Mi trabajo
En la empresa donde laboro soy una Administradora Documental sin saberlo ya que hace parte de mi diario vivir, soy la persona que protege los...