Actividad Semana Uno

ACTIVIDAD SEMANA 1
TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
PRESENTADO POR: andres
CONCEPTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL: Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, y permite la recuperación de información la administración documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a undocumento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente lostrámites de los documentos que se procesan.
2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que serequieren.3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos6. Establecer un control racionaly ordenado de los documentos que se manejan.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL (ENSAYO)
La administración documental es importante porque permite mantener la información en documentos de manera organizada a través del manejo adecuado de archivos de almacenamiento y conservación para ser utilizados en forma oportuna``
Su importancia radica en Contar con un buen sistema deadministración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una formamás rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta. LA GESTIÓN DOCUMENTAL fue siempre una necesidad y un problema para las organizaciones, representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservación, el tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones. La mayoría de las organizaciones necesitan acceder yconsultar de forma frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.
Su importancia no solo radica en que permite la organización de la información de manera más rápida sino quepermite realizar una serie de actividades como:
Consolidación de toda la información disponible en un único lugar, pertinente a cada empleado manejando los respectivos inventarios documentales
Facilidad de búsqueda y acceso a la información oportuna
Automatización de flujos de trabajos y monitoreo en tiempo real del estado de un trámite.
Información disponible de acuerdo a las necesidades de cadacliente.

Reducción en el tiempo de análisis y toma de decisiones

Administración de listados, impresión, ordenamiento, consulta, clasificación, manejo de datos.

Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos
Es de vital importancia para las organizaciones contar con un departamento de archivo, para tener un manejo adecuado de la documentación que es producida y utilizadapor la empresa, logrando que esta se encuentre segura y disponible de una manera oportuna para apoyar cualquier proceso que demande información
Mi opinión personal es que la administración documental es una herramienta muy eficaz puesto que facilita el proceso de ubicación de documentos para que de esta manera la empresa pueda disponer de ellos en cualquier momentos y sean ubicados con...