ACTIVIDADES DEL INVENTARIO FISICO DE ACTIVOS FIJOS

TERMINOS DE REFERENCIA PARA EL CONTRATO Y ACTIVIDADES DEL INVENTARIO FISICO DE ACTIVOS FIJOS DE LA SECCIONAL BARRANQUILLA
AÑO 2011

OBJETO:

1) Levantamiento físico y plaqueteo de todos los bienes muebles de la Universidad, en las diferentes sede: Norte, Centro y hospitales, precisando las características específicas del elemento.

2) Realizar la Conciliación del inventario físico Vs.Módulo de activos fijos por cada funcionario en el momento del inventario, informar los traslados para su registro en los formatos correspondientes.

3) Realizar conciliación del inventario total entre faltantes y perdidos Vs. Sobrantes, hacer un informe definitivo de faltantes.

4) Actualizar el kardex personalizado por cada funcionario de la Universidad y elaborar un acta registrando lafirma de quien la elabora y del responsable del manejo y custodia de los bienes a su cargo.

5) Elaborar las actas de inventario para dar de baja, por encontrarse obsoleto y en mal estado, previa consolidación del inventario de faltantes y sobrantes, siguiendo el acuerdo de bajas emitido por la Honorable Consiliatura.

6) Elaborar Informe final de inventarios realizados, traslados hechos, actasde baja diligenciadas.

7) Realizar informes parciales sobre el avance de la actividad realizada.

8) Elaborar informe ejecutivo de recomendaciones sobre: Administración, aseguramiento, manejo, custodia, registro y actualización de activos.

9) Implementar en el sistema SEVEN un modulo de activos, que permita el adecuado manejo y control de los bienes de la Seccional.



ACTIVIDADES AREALIZAR POR PARTE DEL CONTRATISTA:

1. Leer las normas que rigen la universidad en cuando al manejo de inventarios: Iso9001 V.2008 (formatos), Cuenta Responsabilidades, Acuerdo de Bajas, Conceptos emitidos por la auditoria y revisoría fiscal de la Universidad.

2. Elaborar cronograma asignando día y hora de cada inventario en compañía del funcionario asignado.

3. El inventario decomputadores de todas las oficinas se hará verificando el estado: Si funciona o no, si no funciona se deberá verificar que la CPU contiene todos los elementos internos, que no se encuentra desvalijado.

4. Elaborar el inventario físico en presencia de cada funcionario según el día y hora señalada, el cotejo se hará comparando el número de la placa, código y descripción del elemento del listadoentregado por contabilidad y los elementos físicos encontrados en la oficina. Durante el cotejo se deberá colocar el número de la placa (plaqueteo según el objeto del contrato) el cual debe ser el mismo que esta en el listado. Este número no se puede cambiar debe ser el mismo dado que este número es el que tiene la historia de compra y depreciaciones de cada activo.

De este cotejo saldrán variosresultados:

a. Elementos que coinciden exactamente o sea que están en el listado y físicamente. (Esta actividad queda lista). Pero, el empleado puede solicitar la baja de elementos que se encuentran físicamente pero que se encuentran deteriorados por el uso o que ya no los necesita.

b. Elementos que se encuentran en el listado y que no están físicamente. El empleado debe informar 2 opciones:i. Qué entregó el bien a otro funcionario, por lo tanto el funcionario debe ayudar a tramitar el formato traslado de inventario para retirarle el bien y cargarlo a quién efectivamente lo tiene a cargo.
ii. Que se le extravío, por lo tanto, debe entregar la carta donde informó a la autoridad competente (sindico, jefe de personal, presidente) el siniestro. El contratista diligenciará el formatode solicitud de baja y adjuntará el soporte entregado por el funcionario. Si el funcionario no entrega el soporte también se diligencia el formato pero se hará la salvedad que no tiene soporte del siniestro.

c. Elementos que se encuentran físicamente y que no están en el listado: el funcionario debe ayudar a tramitar el formato traslado de inventario para cargarle el bien.

d. Elementos...