Actividades ejecutivas

ACTIVIDADES EJECUTIVAS

“AÑO DE LA INFRAESTRUCTURA PARA LA INTEGRACIÓN”

ASIGNATURA :

Actividades Ejecutivas

CARRERA :
Secretariado Ejecutivo

Chiclayo - 2005

ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS

Introducción:
Los ejecutivos frecuentemente realizan viajes de negocios y programan eventos especiales en la empresa, los cuales requieren unacuidadosa planeación para lograr excelentes resultados. El trabajo secretariado en estas ocasiones se multiplica; debe desarrollar las labores cotidianas y las relacionadas: Programación, Realización y Finalización del evento.

Eventos:
En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos pasos básicos para su realización y obtener el éxito sin contratiempos, estos pasos son:Programación, Realización y finalización del evento o viaje.

Programación: Corresponde a la organización, lo que debe realizarse en equipo mediante la asignación de funciones y tareas para coordinar ejecutar y evaluar:
✓ Nombra comités para asignar tareas específicas.
✓ Elaborar la lista de asistentes de acuerdo con los objetivos de la reunión.
✓ Definir la fecha exacta derealización.
✓ Determinar el sitio o lugar de acuerdo con el N° de participantes y objetivos del evento.
✓ Coordinar actividades sociales extraevento: cóctel o copa de champaña, recorrido por la ciudad y lugares turísticos.
✓ Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben tenerse en cuenta alojamientos, desplazamientos, reservaciones de áreas, etc.
✓ Elaborar y distribuirinvitaciones oportunamente, puede hacerse por cartas, Tarjetas, Memorando, telefónicamente con tres días de anticipación como mínimo.
✓ Disponer de recursos necesarios: Papelógrafo, papel, televisor, marcadores, proyectores, lapiceros, etc.
✓ Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta números de sillas, notación en cada puesto de libreta, lápiz, bolígrafo, etc.
✓ Determinarla duración de cada sesión de 90 a 120 min.

Antes de realizar la reunión deben observarse los siguientes aspectos:
✓ Si se va a adornar el recinto con flores estas deben ser naturales y colocadas en mesas auxiliares ubicadas en tal manera que no obstaculicen el recorrido del público.
✓ La temperatura ambiental debe ser agradable y adecuada al sitio de una reunión.
✓ Lailuminación debe ser óptima.
✓ Los baños deben de estar impecables.
✓ El lugar y el personal para distribución de refrigerios deben estar previamente
definidos.
✓ Durante la reunión no deben pasarse llamadas, si es urgente se toma por escrito y se pasará el mensaje.
✓ Si se actúa como secretaria de la reunión se lee el orden del día y el acta anterior y se tomará nota para elaborarla nueva acta.

La Finalización: Retirados los asistentes se recogerán carpetas, equipos y lo que se haya utilizado.
✓ Si se tomó nota para el acta la secretaria debe:
✓ Estudiar detenidamente el acta anterior.
✓ Aclarar inquietudes con quien haya presido la reunión.
✓ Elaborara una lista por separado de acciones que deben seguirse.
✓ Comunicar a los interesados sobrelas decisiones derivadas de la reunión.
✓ Enviar el borrador por separado a la persona encargada de su revisión, el cual mecanografiarse a doble interlínea con el fin de dejar espacio para hacer correcciones si es necesario.
✓ Agradecer a las personas que colaboraron a la realización del evento.

REUNIONES EMPRESARIALES

Las empresas constantemente organizan reuniones con diferentespropósitos:
Sociales, laborales, académicas o la combinación de 2 o más de ellas.
En todo los casos es importante establecer con precisión el objetivo de la reunión, solo así la secretaria podrá iniciar los preparativos y la organización de cada reunión.

Reuniones Sociales y de Trabajo

✓ Desayuno de Trabajo: Dura aproximadamente 1 hora, es rápido económico y puede realizarse en la...