Actividades operativas de un congresista

OPERATIVIDAD DE LOS CONGRESOS Y CONVENCIONES

I. Inspección

Se necesita asistir a la sede para de esta manera verificar el potencial para ofrecer un buen servicio y confirmar si se tiene todolo necesario para el evento.
Lo anterior nos permite conocer las necesidades del cliente y establecer una planificación desde el contrato hasta la liquidación.

II. Confirmación

Serecomienda solicitar a través de un oficio la futura sede, los precios vigentes de los servicios necesarios para efectuar el evento.

III. Contrato

Deberá ser llenado por la empresa responsable delservicio para la firma correspondiente, junto con copia de términos y condiciones anexo a través de un formato detallado de los servicios requeridos.

IV. Forma Detallada del Evento

La planeacióndeberá ser diseñada desde antes de su inicio, exista cancelación o no. Se debe establecer claramente todos los detalles del evento por el encargado del mismo, para conocer los servicios requeridos.V. Cancelación

En caso de existir algún problema se procede a la cancelación la cual debe especificarse en el contrato adquirido.

VI. Memorándum de Operación

Una vez establecidos losservicios, es conveniente supervisar que la sede informe a todas las áreas involucradas que ofrecen sus servicios.

VII. Chart de Congresos y Convenciones

Paralelo al memorándum, el encargadodel evento deberá coordinarse con el responsable de reservaciones, para lo cuál deberá solicitar una copia del chart.
EL “Chart” es una gráfica que permite registrar las reservaciones de los grupos,mostrando nombre, reservación, numeración del 1 al 31 y un renglón de observaciones.

VIII. Follow Up

Es la vigilancia del cumplimiento de los términos y condiciones firmadas de conformidaden el contrato.

IX. Registro Pre-convención

Antes de realizar la convención deberá revisarse lo siguiente:
* Asignación, arreglos y cambios de hotel, oficina de convenciones, centro de...