actividades para elaborar un manual

Listar las actividades que se tienen que realizar para elaborar el manual;



a. Determinación del objetivo del proyecto.
b. Determinación de las áreas que se van a diagnosticar.
c. Obtener autorización de la alta dirección en la que se comprometa
a realizar todo el apoyo necesario para llevar a cabo el manual de
procedimientos.
d. Conocer el área que se le va a aplicar el cuestionariodiagnóstico
y determinar el personal que se le aplicará dicho cuestionario.
e. Preparar los cuestionarios según corresponda.
f. Entregar los cuestionarios al personal determinado.
g. Recoger los cuestionarios.
h. Analizar la información; en caso de tener dudas se elaborará una
entrevista.
i. Elaborar un programa de entrevistas, asignando el día, la hora y el
responsable de realizarla.
j.Realizar las entrevistas.
k. Solicitar la documentación necesaria.
l. Realizar una observación para obtener más información.
m. Elaborar un borrador de los procedimientos en una hoja de
rotafolio con las reglillas para diagramar.
n. Comentar con los involucrados el procedimiento diagramado para
conocer sus opiniones.
o. Con las observaciones realizadas por los involucrados, utilizar unprograma de computadora como el visio, corel draw, smart draw,
que permita realizarlo sistemáticamente.
p. Elaborar el diagrama por escrito.









q. Analizar los formatos que se entregaron de acuerdo con las guías
para su análisis.
r. Elaborar la presentación de los formatos para que éstos sean
integrados en el manual, como formato original, formato en
reducción con señalamientos,instructivo de l enado, diagrama de
circulación del formato.
s. Integrar el manual con portada, índice, introducción, visión, misión,
simbología, glosario, portada de los procedimientos con el nombre
del procedimiento con su objetivo, procedimiento por escrito,
procedimiento diagramado, portada del catálogo de formatos,
portada del formato con objetivo, formato original, formato enreducción con señalamientos, instructivo de llenado y diagrama de
circulación del formato por diversos departamentos.
t. Mostrar a los involucrados el manual de procedimientos.
u. Corregir lo necesario.
v. Obtener las firmas de elaboración, revisión y autorización.
w. Integrarlo en una carpeta.
x. Revisarlo y mejorarlo cada seis meses, como máximo.



Aplicación de un cuestionario diagnósticoPara iniciar la elaboración del manual de procedimientos es necesario
aplicar un cuestionario diagnóstico con el fin de obtener la información
necesaria para conocer el sistema y los documentos que se generan en él.
El siguiente es un ejemplo de cuestionario que nos permitirá realizar un
diagnóstico. Es sólo una propuesta.103




103 Nota: Este cuestionario se elaboró combinando lainformación de varios cuestionarios
entre ellos el de Luis Alfredo Valdés Hernández, Planeación estratégica con enfoque
sistémico, pp. 33-90.






FORMATO DE CUESTIONARIO DIAGNÓSTICO


Presentación y perfil de la organización.
1. Nombre de la organización ______________________________________

2. Sector al que pertenece:
a)Público ____ b)Privado ____ c)Social ____
3. Indicar el capitalsocial con el que se constituyó y cual es su línea de negocios en caso
de ser privada; si es pública o social indicar la legislación que la constituye.
Por ejemplo:
Sector privado es una organización, asociación, desde el día 17 de mayo de 1980 , con un
capital social de $100 000, estableciendo su línea de negocios en servicios educativos,
etcétera.
4. Establecer un organigrama.
5. Indicarlos puestos :

Nivel jerárquico Funciones

Responsabilidades Tramo de Control











6. Mencionar las relaciones que se tienen con otras instituciones.
Por ejemplo:
Se interactúa con las autoridades que regulan la actividad comercial: Secretaria de
Economía, Secretaria de Hacienda, IMSS, etcétera.
7. Indicar cuáles son los antecedentes operativos y financieros de su...