Activo Como Siempre

Etapas del ciclo de vida de los sistemas de información y conocimiento
▪ Investigación preliminar. Consiste en una breve investigación de la actividad de la entidad (productiva, servicio, docente, curativa, etc.), de su organización, sus procesos informativos, deficiencias, fortalezas, etc. Aquí se identifican los problemas informativos y sus causas, posibilidades de mejorar y los principalesobjetivos del proyecto, ella tendrá menos tiempo si el grupo está integrado por personas de la entidad con experiencia, de lo contrario requiere más tiempo. Se deberá realizar un estudio técnico, organizativo, informativo y económico evaluando en números como corresponde a la primera etapa del proyecto tanto costos como beneficios tangibles e intangibles.

Se realizará entrevistas a funcionarios,administradores y usuarios y trabajadores que no tengan una relación directa con el sistema, observaciones de la entidad y la forma en que se trabaja para detectar deficiencias manifestadas en los problemas económicos existentes. Estudiar documentos relativos a la entidad y su estado económico, productivo, financiero y contable (estados financieros, memorias anuales, informes de auditoríainterna, manuales de trabajo administrativo como los de política, normas procedimientos sistemas e información) para ganar en comprensión de los principales procesos de la entidad, se observará la operación de los sistemas de información existentes, se aplicarán cuestionarios a los que no pueda entrevistar para saber su opinión sobre los aspectos investigados.

▪ Análisis detallado de la situaciónexistente. Su objetivo fundamental es comprender detallada y críticamente como se realiza el trabajo de gestión de la información en la entidad (recolecta, trasmite, almacena y procesa la información y como se utiliza para los procesos de dirección). Requerirá de mucho trabajo por lo que el grupo multidisciplinario puede ser ampliado con más analistas para obtener una comprensión total de quéinformación necesitan los usuarios para el trabajo y como ejecutan el mismo, para ello se utilizarán los métodos: entrevistas, análisis de documentos(manuales, estados financieros, memorias, actas de consejo de dirección, etc); [encuestas mediante cuestionarios(a las no entrevistadas), observaciones, recopilación de formularios y reportes, descripción de los flujos de información, estudio del contenido ydiseño de archivo.

Estos métodos pueden ser complementados con el empleo de herramientas: diagramas de flujo de datos, organigramas, diagramas de procedimientos en una oficina, flujo de datos, tablas de relación, y otros.

▪ Diseño del nuevo sistema. Se deberá diseñar los elementos fundamentales que tendrá el nuevo sistema y el mismo tiene como objetivo mínimo solucionar los problemasinformativos, pero es posible que le puedan hacer otras propuestas adicionales. Deberá ser discutida con todos los niveles, y que todos conozcan los cambios que ocurrirán de manera que la introducción del nuevo sistema no se bloquee por factores humanos.

El nuevo sistema que se diseñe en esta etapa puede tener diferentes grados de asimilación de las técnicas informáticas, desde un sistema deprocesamiento totalmente manual hasta unsistema de información para la dirección, sistemas empresariales de planeación de recursos y Sistema de apoyo a la toma de decisiones, de altísimo componente informático.

▪ Desarrollo y documentación del nuevo sistema. Estará en función de varias alternativas, si se elabora un software nuevo, si se adquiere o si se mantiene manual porque el procedimiento así lopermita.

En el caso de elaborar un software nuevo, se procederá a realizar la elaboración de los programas específicos, mediante los lenguajes de programación que se emplearán, es lo que llaman “diseño físico del sistema” y se realiza tomando como base la documentación técnica del sistema de información y conocimientos elaborado en la etapa anterior.


En caso de adquirir un software ya...