Activo Fijo

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Código: EDU-GTA-RM-PO-03 DE ACTIVO FIJO Revisión: 4
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1. PROPÓSITO Controlar las existencias, entradas, salidas, resguardos, y cambios de los bienes adquiridos, arrendados, donados, en comodato y/o recibidos por EDUCAL por cualquier otro medio, considerados como activos fijos. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las áreas de EDUCAL,incluyendo los puntos de venta propios que tengan asignados activos fijos de la entidad y de terceros. 3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1 El DRM contará con un sistema informático que permita el control del activo fijo y el JDRM a través del RCAF, será el responsable de operar dicho sistema y emitirá listados individuales cuando sea asignado un bien. 3.2 El JDRM por conducto del SJA y RCAF, soportará laentrega y posesión de los activos fijos (resguardo individual) en el formato “Listado de resguardo de activo fijo” (Anexo 9.3) que firmará el resguardatario, conservando una copia del mismo. 3.3 Será responsabilidad del EARM de los activos fijos recibidos físicamente, hasta el momento en que el bien sea entregado por medio de la salida del almacén, emitida por el sistema. 3.4 En caso de activosfijos entregados en PV o lugar diferente al ARM, a petición de la Gerencia correspondiente o la persona que está autorice, deberá notificar previamente al DRM, el nombre del servidor público autorizado para revisar y validar los bienes recibidos, quien deberá coadyuvar en los trámites inherentes al registro, asignación de inventario y colocación de etiquetas respectivas. 3.5 Los activos fijosingresados al ARM no podrán salir de este, sin que el RCAF haya colocado el número de de Inventario respectivo, mediante una etiqueta. 3.6 Será responsabilidad del resguardatario la custodia de los bienes asignados y el conocer su ubicación física. 3.7 A fin de que el resguardatario, verifique los bienes contenidos en listado para su aceptación y firma, el DRM entregará el “Listado de Resguardo deactivo fijo” (Anexo 9.3), dentro de los 10 primeros días hábiles, que deberá devolverlo dentro de los 2 días hábiles siguientes con la firma de aceptación y/o observaciones, para su modificación en caso de que aplique. El documento original estará bajo el resguardo del DRM, debiéndose entregar una copia al resguardatario. Las disposiciones anteriores, para el caso de los Puntos de Venta Foráneos, NOdeberá exceder de 15 días hábiles. 3.8 Los resguardatarios serán responsables del uso y custodia de los bienes asignados; en caso de extravío o robo, se sujetará a lo establecido en el “Procedimiento para la baja y destino final de bienes muebles considerados como activo fijo” (EDU-GTA-RM-PO-07). 3.9 Únicamente el personal de EDUCAL y del OIC en esta entidad, podrá tener bienes bajo su custodia.3.10 Todo movimiento de activo fijo que implique una salida de las instalaciones de oficinas centrales de EDUCAL, deberá efectuarse mediante el formato “Vale de Salida de Activo Fijo” (Anexo 9.4) debidamente requisitado, firmado y autorizado por el DRM, con excepción de equipos portátiles los cuales se registrarán en la bitácora respectiva, la cual estará supervisada por el JDRM, a través del SJA.3.11 En caso de activo fijo con destino a PV, ferias y nuevas aperturas, el JDRM o quien éste designe, será el responsable de su entrega de los bienes al DD, adjuntando el “Listado de Resguardo de activo fijo” (Anexo 9.3), o en su caso el resguardo de activo fijo individual (por bien), para su envío a su destino final. El JDRM o quien éste designe, será responsable de su seguimiento y verificaciónde la recepción mediante los servicios que ofrecen las empresas transportadoras hasta su destino final.

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3.12 A excepción de lo establecido en el punto anterior y tratándose de bienes muebles que se requieran para librerías, exposiciones, ferias y eventos especiales, así como de bienes...