Actualizacion

MÓDULO: Control de Documentación

RESULTADO DE APRENDIZAJE. 2 2 Controla el flujo de la documentación en las áreas administrativas de la empresa de acuerdo técnicas definidas para la actualización periódica de la información.

INTRODUCCIÓN
Este proyecto contendrá algunos medios que se deben de tomar en cuenta para tener de forma adecuada los documentos, que se actualicen los procedimientos,manuales, y documentos que hacen falta para el funcionamiento diario (actualización), saber cómo resguardar los documentos, en que, como y cuando, como proteger los documentos y los archivos que se tienen en el archivero, medidas de prevención, sistemas de control de acceso e indicaciones para el buen manejo de la documentación y por último la baja de los documentos, ósea que se deshace o seelimina lo que ya no es necesario y lo que solo esta acumulado e inservible.

A. ACTUALIZACIÓN PERIÓDICA
La actualización de los documentos tiene como objetivo garantizar la disponibilidad de los documentos de forma rápida, eficiente y segura para las empresas de cualquier tipo y la actividad que realice. Este caso se organiza conforme se va necesitando, esto puede variar en diferentes fechas,periodos, en distintos departamentos y empresas.
Cabe destacar que este proceso necesita de constancia y dedicación al realizarlo cada cierto lapso de tiempo con periodos intervalos iguales, dependiendo de los movimientos y transferencias necesitadas.
Además de inversión en tiempo y dinero, tiene como recompensa rapidez, eficiencia y logra que todas las empresas que lo necesiten cumplan con suproceso de certificación.
Es fundamental que en todo documento figure la fecha de creación y su ámbito de actualización, de esta manera sabemos a qué atenernos cuando tomamos el documento antiguo y estamos prevenidos ante los posibles cambios que puedan surgir en el mismo.
Se deberán crear tantas versiones como cambios efectuemos, de manera que el documento este siempre vigente y sea actual. Deesta manera si alguien necesita ayuda o se tiene una persona nueva en algún departamento se tendrá toda la documentación perfectamente organizada, lo que reduce la curva de aprendizaje de los recién llegados a la empresa.
Yo creo que la actualización periódica es muy importante para las empresas ya que gracias a esto se mantienen todos los documentos bien organizados y a la mano para cuando senecesita y también creo que lo que se invierte a la hora de crear el procedimiento de actualización se recupera con creces cuando alguien lo tiene que utilizar.
* Medio Mecánico
En el medio mecánico los documentos deberán ordenarse y clasificarse para tener un mejor control, eficacia y rapidez sobre todos los documentos que se encuentren en existencia. En este punto también entra el buenacondicionamiento ambiental y medidas de seguridad que prevengan el buen estado de estos.
Este tipo de actualización se hace mediante la separación con guías y debe de haber más de una persona encargada, estas serán dependiendo de el volumen documental que haya y su complejidad administrativa. Esto ayudara a prestar una mejor calidad y mayor comodidad de trabajo a su propia administración esto como yase mencionó hace que se conserven y organicen solo los que en realidad sean necesarios en las oficinas, por lo regular se realizara cada 6 meses, pero puede variar dependiendo del movimiento y flujo de los documentos.
Al momento de la actualización el responsable deberá de hacer un listado de todos los documentos precedentes y subsiguientes que entren, salgan o cambien de utilidad, ya seaactivos, inactivos, muertos o archivo histórico o que se eliminen o bien que se envíen.
Esto consiste en tener los documentos más relevantes con mayor orden y limpieza posible y en forma alfabética pero de igual manera no quiere decir que los documentos ordinarios no se deben registrar, estos deberán ser registrados también.
Al hacer la transferencia o actualización es necesario preparar y...