Acuerdo 004 de 2013 agn


ACUERDO 004 DE 2013
(Marzo 15)

ACUERDA:
 
TÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
 
Artículo 1°. Ámbito de Aplicación. Las entidades del Estado del orden nacional. departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus tablas de retención documental y sus tablas de valoración documentalde conformidad con lo establecido en el presente acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la Nación.
 
Parágrafo 1°. En virtud de la autonomía constitucional y legal de la Rama Judicial, los procedimientos aquí indicados podrán ser utilizados para la adopción de las políticas archivísticas judiciales.
 
Parágrafo 2°. El Archivo General de la Nación definirá procedimientosespeciales en concordancia con lo establecido en el presente acuerdo para las notarías, personerías, curadurías urbanas, grupos étnicos y demás entes públicos que no cuenten con una estructura organizacional definida.
 
Artículo 2°. Alcance. Las tablas de retención documental se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de conformidadcon lo establecido en el Decreto 2609 de 2012. Las Tablas de Valoración Documental se deben elaborar y aplicar para la organización de Fondos Documentales Acumulados.
 
Artículo 3°. Equipo Interdisciplinario para su elaboración. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentesdisciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre otras.
 
Artículo 4°. Cuadros de Clasificación Documental. La elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberá llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificación documental, siguiendo la estructura orgánico-funcional de cada entidad.
 Parágrafo 1°. Podrán tenerse en cuenta en la elaboración de las tablas de retención documental los procesos de la entidad, siguiendo en todo caso la estructura orgánico- funcional y el principio de orden original, en la organización del archivo institucional y el desarrollo del programa de gestión documental.
 
Parágrafo 2°. Los tiempos de retención consignados en dichos instrumentosarchivísticos, deben definirse por series, subseries documentales y aplican para todos los tipos documentales de la misma serie o subserie. No podrán fijarse plazos de retención por tipos documentales, independientemente que se trate de documentos físicos o electrónicos almacenados en forma separada de la serie o subserie a la que pertenecen.
 
Parágrafo 3°. La tabla de retención documental y la tabla devaloración documental deben reflejar la totalidad e integralidad de la producción documental de la respectiva entidad, lo cual podrá ser verificado por el Archivo General de la Nación en cualquier momento.
TÍTULO II
ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
 
Artículo 5°. Elaboración. Las tablas de retención documental y las tablas devaloración documental deberán elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionadas en el “Instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental, aprobado por el Archivo General de la Nación.
 
Parágrafo. El Archivo General de la Nación, podrá complementar el instructivo de que trata el presente artículo a través de guías e instrumentos quefaciliten su aplicación, de acuerdo con la evolución de la función archivística del Estado y la doctrina archivística.
 
Artículo 6°. Criterios para la Elaboración. En el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental se deberán tener en cuenta los siguientes criterios:
 
a) Idoneidad: las tablas de retención documental y tablas de valoración...