ACUERDO 006 de 2011 MANEJO EXPEDIENTES PENSIONALES

('OI.""'B'~

008

ACUERDO No.

(1

AKClIl\'O
GENERAL
I,~ ~~n"~

'"

)

JCT. 2011

Por el cual se reglamenta la organización y manejo de los expedientes

pensionales"

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACiÓN
En uso de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por la Ley 80
de 1989, la Ley 489 de 1998, la Ley 594 de 2000, el Acuerdo 017 de 2001 y,CONSIDERANDO:
Que el articulo 2° de la Ley 594 de 2000 establece en su ámbito de aplicación a la
administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que prestan servicios
públicos y los demás organismos regulados por la citada ley.
Que el artículo 20 de la ley 594 de 2000 establece "Las entidades públicas que se supriman o
fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades queasuman sus funciones o al
ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas".
Que el artículo 25 de la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos", señala que el Ministerio de
Cultura, a través del Archivo General de la Nación y del sector correspondiente, de conformidad
con las normas aplicables, reglamentará lo relativo a los tiempos de retención documental,
organización yconservación de las historias c1inicas, historias laborales, documentos contables
y documentos notariales, así como reglamentará lo atinente a los documentos producidos por
las entidades privadas que presten servicios públicos.
Que el artículo 11 del Decreto 254 de 2000 "Por el cual se expide el régimen para la liquidación
de las entidades públicas del orden nacional", preceptúa que el órgano enliquidación deberá
entregar a la entidad que se determine, los documentos, archivos magnéticos y demás
información laboral que sirvió de fundamento al cálculo actuarial y que será el soporte para la
creación de la base de datos necesaria para la elaboración de la nómina de pensionados".
Que los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la
resolución de solicitudespensionales u otras prestaciones periódicas (asignaciones de retiro),
están obligados a organizar sus archivos relacionados con estas solicitudes.
Que no existe en la actualidad un procedimiento archivístico para el adecuado manejo,
administración, control, custodia y conservación de los expedientes pensionales que garantice
los derechos pensionales y proteja la información que permita definir laexistencia del derecho
pensional y los recursos destinados para el pago de estos derechos, Por lo tanto se hace
necesario expedir reglamentación en este sentido.

ACUERDA
ARTICULO 1°. Gestión del Expediente Pensional.
Los operadores del Sistema General de
Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución de solicitudes pensionales u otras
prestaciones periódicas (asignaciones deretiro), además de las obligaciones propias en el
manejo de sus archivos deberán regirse por el siguiente reglamento para la adecuada gestión
del expediente pensional.
ARTICULO 2°, Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo y de conformidad con lo
establecido en las disposiciones legales vigentes que regulan la materia se entenderá por:
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservado respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.

ESTABLECIMIENTO

(ra.6

Nº 6-91 Tel: 3282888 Fax: 337 20 19,
NIT 800128835-6

PÚBLICOADSCRITO

AL

MINISTERIO

E·Mail: contacto¡Qlarchivogeneral..e:ov.co.

DE CULTURA

Página Web: www.archivoJ2:eneral.J2:ov.co.

Atención de Quejas Reclamos y Sugerencias, línea gratuita fuera de Bogotá 01800091173,

3372035

¿

(-O'-""R'"

ACUERDO No.

006

O OCl 20n

ARCHIVO

GEl'\ERAL

)

"" ,..•.~A"'"''

Por el cual se reglamenta la organización y manejo de los expedientes

pensionales"

Archivo...