Acuerdo 02 De 2004

ACUERDO 02 DE 2004 (23 DE ENERO), ESTABLECE LOSLINEAMIENTOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE FONDOSACUMULADOS.
ACUERDO 002 2004
(23 de enero)
 por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondosacumulados
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de las facultades que leconfieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General deArchivos 594 de2000 y,CONSIDERANDO:Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 8 dispone que “Es obligacióndelEstado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo Generalde la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios paragarantizar laconservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación deconformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva“ ahoraConsejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999.Que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentaciónorganizada, en talforma que la información institucional sea recuperable para uso de la administraciónenelservicio al ciudadano y como fuente de la historia.Que el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de losarchivos,teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de losdocumentos y la normatividad archivística.Que los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque losdocumentos quelos conforman sonimprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.Pasadasu vigencia estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de laidentidadnacional.Que se hace necesario establecer los lineamientos básicos para la organización de losfondosacumulados de las entidades del país.ACUERDA:ARTICULO PRIMERO. Establecer los lineamientos básicos que deben seguir lasentidades delEstado ensus diferentes niveles y las empresas privadas que cumplen funciones públicas, para laorganización de sus fondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas deValoración Documental
ARTICULO SEGUNDO. DEFINICIONES. Para los efectos del presente Acuerdo, sedefinenlos siguientes conceptos así:2CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Esquema que refleja la jerarquización y clasificacióndada aladocumentación producida por una institución. En él se registran jerárquicamente lasSecciones, Subsecciones, las Series y Subseries Documentales.FONDO ACUMULADO. Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentosdispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condicionesdeconservación y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta.TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.Listado de series y sus correspondientestiposdocumentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimientode susfunciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o seriesdocumentales alos cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final.ARTÍCULO TERCERO.-ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOSPRIMERA ETAPA. COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL1. Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto deidentificar y conocer las unidades administrativas que produjeron la documentación.2. Búsqueda y recuperación de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos yorganigramas (en el evento de no encontrar los organigramas espreciso reconstruir laevoluciónde la estructura orgánica de la institución, a partir de los materiales obtenidos en la búsqueda preliminar y de la misma documentación, objeto de organización).3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos,informesestadísticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado.4. Datos del Archivo: nombre...