ACUERDO 02 DE 2014

ARCHIVO
GENERAL

:"PROSPERIDAD

DE LA NACIÓN

COLOtvlBlA

ACUERDO

No.

( 1 4 MAR 2014 )

•

002

PARA TODOS

"Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones"

EL CONSEJO DIRECTIVO
DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACiÓN
En ejercicio de las facultades legales y en especiallas que le confiere el Artículo 76 de la
Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012, el Acuerdo 09 del AGN de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000, en su artículo 11, establece la obligatoriedad de la conformación
de los archivos públicos, la creación, organización, preservación ~ control de los archivos,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original y el ciclo vital delos
documentos.
Que el artículo 16 de la Ley 594 de 2000 establece como una de las obligaciones de los
funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas, velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de
archivo y que serán responsables de su organización y conservación.
Que el artículo 19 de la Ley 594 de 2000, determinó quelas entidades del Estado podrán
incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos,
empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre
y cuando cumplan con la organización archivística de los documentos y se realicen
estudios técnicos para toma una adecuada decisión.
Que el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011, establece losrequisitos que debe reunir un
expediente para su formación, acumulación, organización y acceso.
Que el artículo 58 de la Ley 1437 de 2011 determina que cuando el procedimiento
administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser
archivados en este mismo medio y que podrán almacenarse por medios electrónicos,
todos los documentos utilizados en las actuacionesadministrativas; y que la conservación
de los documentos
electrónicos que contengan actos administrativos
de carácter
individual, deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria para
reproducirlos.
Que el artículo 59 de la Ley 1437 de 2011 define el expediente electrónico y establece
algunos de los requisitos que debe reunir el expediente electrónico tales como su
foliación,integridad, recuperación, seguridad, archivo y conservación, cualquiera que sea
el tipo de información que contengan.
Que el artículo 33 del Decreto 2609 de 2012 definió que el Archivo General de la Nación y
el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecerán los
lineamientos generales que deben regular el expediente electrónico.
I

1

,~rchiVo
.

1

General de la NaciónJorge Palacios Preciado, establecimiento

público adscrito al Ministerio de Cultura

www.archivogeneral.gov.co/información
al ciudadano / sistema de peticiones, quejas y reclamos
E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co
- Cr. 6 No. 6-91 Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019 - Bogotá D.C., Colombia.
Fecha: 2013-12-11 V: 2

GDO-F-020

ARCHIVO
GENERAL

PROSPERIDAD

DE LA NACIÓN

•

COLOMBIA

ACUERDO

002No.

PARA TODOS

( 1 4 MAR 2014 )
"Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones"

Que se hace necesario regular los requisitos archivísticos que de acuerdo con lo
establecido en la ley 594 de 2000 debe tener un expediente de archivo, para asegurar
que contiene latotalidad de los documentos y actos administrativos que resuelven un
determinado trámite o actuación, garantizar la integridad del mismo, su gestión
(administración interna del expediente) y administración a lo largo de las diferente fases
del archivo (flujo del expediente), de forma que refleje fielmente la secuencia y orden
como fueron tramitados los documentos de archivo durante la etapa activa....