ACUERDO 04 DE 2013

CENTRO DE GESTION
ADMINISTRATIVA
TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL
GRUPO. 63913
FICHA. 627056
LUISA FERNANDA SERRATO RESTREPO

ACUERDO 04 DE 2013
POR

EL CUAL SE REGLAMENTAN
PARCIALMENTE LOS DECRETOS
2578 Y 2609 Y SE MODIFICA EL
PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESENTACION DE LAS TABLAS
DE RETENCION DOCUMENTAL Y
LAS TABLAS DE VALORACION
DOCUMENTAL.

ARTICULO 2 ALCANCE
Las

tablas de retención
yvaloración documental
se deben elaborar y
aplicar tanto para la
organización y
disposición de los
documentos físicos

ARTICULO 4 CUADROS DE
CLASIFICACION
La

elaboración de las tablas de
retención documental y las
tablas de valoración
documental deberá llevarse
acabo a partir de los cuadros
de clasificación documental ,
siguiendo la estructura
orgánico-funcional de cada
entidad.

ARTICULO 5
ELABORACIONLas

tablas de retención
documental y valoración
documental deberán elaborarse
teniendo las etapas
relacionadas “en el instructivo
de las tablas de retención
documental y valoración
documental” aprobado por el
archivo general de la nación.

ARTICULO 6 CRITERIOS DE
EVALUACION
Idoneidad

, las tablas de
retención documental y
valoración documental deben ser
elaboradas por su equipointerdisciplinario.
Análisis contextual, el proceso de
evaluación de documentos debe
considerar las normas legales
que le aplican a los documental
de cada sector.

Trazabilidad

y control , deberán
conservar de manera permitente
todos los soportes e información
que sirvieron de base para la
elaboración de las tablas de
retención documental y
valoración documental.

ARTICULO 7 FIRMAS
RESPONSABLES.
Deben

sersuscritas por el secretario general o
funcionario administrativo de igual o superior
jerarquía y por el responsable del área de archivo
y gestión documental de la respectiva entidad.
Las tablas de retención documental y valoración
documental deberán ser aprobadas mediante
acto administrativo expedido por el representante
legal de la entidad , previo concepto por el comité
institucional dedesarrollo administrativo en el
caso de las entidades del orden nacional y por el
comité interno de archivo en el caso de las
entidades a nivel territorial.

ARTICULO 9 Y 10
Publicación,

las tablas de
retención documental y
valoración documental deberán
publicarse en la respectiva
pagina web de las entidades
publicas y mantenerse en dichos
sitios.
Presentación , revisión y ajustes,

ARTICULO 11EVALUACION
TECNICA Y SOLICITUD DE
AJUSTES
El

comité evaluador de
documentos del archivo general
de la nación y los concejos
departamentales o distritales de
archivos de acuerdo con su
competencia y jurisdicción,
tendrán un plazo de 90 días
contados a partir de su recepción
para evaluar.

ARTICULO 12 OBLIGATORIEDAD
DE AJUSTES
Los

ajustes y modificaciones por
el comité evaluador , son deobligatoria cumplimiento por
parte de la entidad respectiva , si
la entidad no realiza los ajustes o
modificaciones en el tiempo
establecido podrá ser sujeto de
las sanciones que trata el articulo
35 de la ley 594 de 2000.

ARTICULO 13 Y 14
IMPLEMENTACION Y
ACTUALIZACION
Una

vez aprobadas y convalidadas o cualidades el
plazo que trata el articulo 11 del presente acuerdo
las entidades deberán proceder conla
implementación. Si no se cumple con este proceso
se aplicara el articulo 35 de a ley 594 de 2000.
Las tablas de retención y valoración documental
deberán actualizarse en los siguientes casos,
Cuando existan cambios en la estructura orgánica
Cambio de funciones
En caso de supresión o fusión
Cuando se general nuevos tipos documentales y
series documentales

ARTICULO 15 ELIMINACION DEDOCUMENTOS.

Deben

ser basadas en las TRD y
TVD y deberá ser aprobada por el
correspondiente comité.

DECRETO 2578 DE 2012
POR

EL CUAL SE REGLAMENTA EL
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO,
SE ESTABLECE LA RED NACIONAL
DE ARCHIVOS , SE DEROGA EL
DECRETO 4124 DE 2004 Y SE
DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
RELATIVOS A LA ADMINISTRACION
DE LOS ARCHIVOS DE ESTADO.

SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS.
Este

decreto...